Executive Assistant (M/W/D)

ÜBER TORQ.PARTNERS

Wenn du schnell gehen willst, dann gehe alleine.

Wenn du weit gehen willst, dann musst du mit anderen zusammen gehen.
Afrikanisches Sprichwort

torq.partners ist ein Beratungsunternehmen für Start-ups und hyper growth ventures mit Fokus auf Finance & People. Unser holistischer Beratungsansatz hat die praktische Umsetzung zum Ziel, damit Organisationen skalierbar werden: Wir schaffen Strukturen und Prozesse, implementieren best of class Tools und übernehmen Interims Management Aufgaben. Unsere Mission ist dabei immer:

In der Holdinggesellschaft werden die zentralen Funktionen zur Steuerung und Weiterentwicklung der Unternehmensgruppe gebündelt. In den Teams Controlling, IT, Legal, Marketing, Operations Admin, People & Culture und Sales bilden wir das Fundament der Consultingarbeit und bauen ein effektives und inspirierendes internes Umfeld auf.

ÜBER DIE POSITION

Die Position ist für unser internes Operations Team. Als Executive Assistant in Vollzeit bist Du im Bereich der administrativen Consulting-Prozesse aktiv und dabei ein essenzieller Bestandteil des Operations Teams. Du unterstützt das Leadership-Team, bist Ansprechperson für unsere Consultants für interne Prozesse und betreust unsere Kunden und Partner. Dadurch hilfst Du dabei, unseren Qualitätsanspruch in unseren Operations sicherzustellen.

DEIN VERANTWORTUNGSBEREICH

• Onboarding von neuen Operations-Mitarbeitenden (Consultants) und Hauptansprechpartner*in für Rückfragen aus dem Team zu Umgang mit administrativen Herausforderungen
• Betreuung und Verantwortung des Kunden-Onboarding-Prozesses: Pflege der Kunden-Pipeline, Aufsetzen von Vertragsdokumenten (Dienstleistungsverträge, Partnerschaftsvereinbarungen, Ergänzungen etc.), Abstimmung von rechtlichen Themen mit der internen Legal-Abteilung und sonstige organisatorische Aufgaben
• Vorbereitung, Organisation und Koordination von Partnership-Events, z.B. Vereinbarung von Demos, Workshops und Schulungen mit Partnern, sowie Dokumentation von Partnerschaften
• Administration und Pflege unseres CRM Systems (Hubspot)
• Vorbereitung der sowie Anpassungen zur monatlichen Rechnungsstellung im Projekt- und Zeittracking-Tool (CoffeeCup) inklusive Zusammenarbeit mit der Accounting-Abteilung
• Mitarbeiter an der unternehmensinternen Dokumentationsplattform (Slite), insbesondere für eine interne "Toolithek" (z.B. Vorantreiben der Tool-Research, Überprüfung von Updates, etc.)
• Bearbeitung von Kunden- & Partnerlogos, Vorbereitung von Reports, Aktualisierung der Website

DAS BRINGST DU MIT

Wir sind auf der Suche nach motivierten und Start-up affinen Profilen mit den verschiedensten Backgrounds. Wir erwarten nicht, dass Du schon alle Skills perfekt kannst. Was Du noch nicht weißt, bringen wir Dir bei!

• Du hast 1-2 Jahre Berufserfahrung in administrativen oder organisatorischen Tätigkeiten oder eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Du bist sehr gut in Microsoft Office inkl. erweiterte Kenntnisse in PowerPoint
• Erste Berührungspunkte mit einem CRM-System (z.B. Hubspot) sind von Vorteil. Alternativ bringst Du die Motivation mit, Dich in Hubspot einzuarbeiten
• Eine sehr gute Selbstorganisation und eine präzise Arbeitsweise sind Deine Stärken
• Eine hohe Arbeitsmoral, Selbstständigkeit und eine hohe Serviceorientierung zeichnen Dich aus
• Du lernst schnell und bringst Wissbegierde für ein dynamisches Umfeld mit
• Verantwortungsbewusstsein und gewissenhaftes Arbeiten sind Dir wichtig
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit auf Deutsch und Englisch (min. B2), insbesondere auch beim Einfordern von Informationen, runden Dein Profil ab

DAS ERWARTET DICH

• Unbefristeter Arbeitsvertrag und Perspektive einer langfristigen Karriereentwicklung
• 30 Urlaubstage, diverse Benefits (z.B. Deutschlandticket, KiTa Zuschuss und Fortbildungsbudget) und moderne Home-Office Ausstattung
• Up or out oder Ellbogenprinzip? Nicht mit uns! Du bestimmst Deinen workload und hilfst Deinem Team voranzukommen
• Flexible Arbeitszeiten: Früh- oder Spätaufsteher? Pass Deine Arbeitszeiten an Deine persönlichen Vorlieben und Umstände an
• Remote oder Office - Du entscheidest. Arbeite in unserem Berliner Büro, aus einem Co-Working-Space in Hamburg oder Potsdam, aus dem Home-Office in ganz Deutschland oder von unterwegs
• Zugang zu den wichtigsten Start-up-Ökosystemen und Netzwerken in Europa
• Ein dynamisches und offenes Team, in dem der Austausch von Wissen im Vordergrund steht