Office Manager/Executive Assistant (M/W/X)

Die Medicover Gruppe wurde 1995 von schwedischen Unternehmern gegründet und hat sich als Anbieter von integrierten und qualitativ hochwertigen Gesundheitsdienstleistungen international etabliert. In Deutschland werden an über 40 Standorten klinische und medizinisch-diagnostische Leistungen für Patienten, niedergelassene Ärzte und andere medizinische Versorgungsunternehmen erbracht.
Im Jahr 2021 arbeiteten bereits über 38.500 Mitarbeiter:innen in 14 Ländern in Kliniken, Praxen, Blutentnahmestellen, Laboratorien und in unterstützenden Bereichen, die alle eines gemeinsam haben: die Leidenschaft gute Medizin zu machen.

Für unser Büro in Berlin-Steglitz suchen wir Sie als Office Manager/Executive Assistant (m/w/x) zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

In dieser Position sind Sie mit den Aufgaben für unseren Office-Bereich betraut, gleichzeitig sind Sie für den Leiter der Medicover Laborgruppe Deutschland zuständig.

• Sie sind für administrative Tätigkeiten zur Organisation des Standortes einschließlich Telefonzentrale, Empfang, Postbearbeitung (Postein- und Postausgang, E-Mails) zuständig
• Sie sorgen für die reibungslose Buchung unserer Konferenzräume sowie die Vor- und Nachbereitung der Meetingräume und bewirten unsere Gäste
• Sie beschaffen und verwalten die Büro- und Verbrauchsmittel sowie sonstige Sachmittel (z.B. Getränke, Obst)
• Sie übernehmen die Betreuung des Intranets des Geschäftsbereichs (Aktualisierung von Inhalten, Koordinierung interner Ansprechpartner*innen, Zusammenarbeit mit dem Team Kommunikation)
• Sie verantworten die Administrative Unterstützung des Genehmigungs- und Dokumentationsprozesses für Fortbildungen, Dienstreisen, etc. des Bereichs
• Sie steuern die Zusammenarbeit mit unseren Dienstleistern und Partnern und stellen dabei reibungslose Abläufe sicher.
• Darüber hinaus organisieren Sie den Alltag unseres Leiters der Laborgruppe Deutschland (Reiseplanung, Terminkoordinierung, Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache)
• Sie bereiten Meetings vor und bilden die Schnittstelle zwischen dem Leiter und dem lokalen Management
• Sie übernehmen die Protokollführung in Meetings der Geschäftsführung und sind für die administrative Projektunterstützung (Terminierung, etc.) zuständig
• Nach gründlicher Einarbeitung arbeiten Sie selbstständig an Präsentationen und Entscheidungsvorlagen
• Sie fungieren als Ansprechpartner:in bei allgemeinen Anfragen der Standorte (Praxen) und stellen die interne Weiterleitung an die richtigen Ansprechpartner:innen sicher

• Sie haben eine Ausbildung zum Kaufmann/zur Kauffrau Büromanagement abgeschlossen oder ein BWL-Studium absolviert
• Sie sollten einige Jahre Berufspraxis mitbringen und sicher korrespondieren können
• Sie sind flexibel, proaktiv und haben Spaß daran, schnell Veränderungen voranzutreiben
• Sie sind vertrauenswürdig, loyal und verschwiegen
• Sie beherrschen MS Office Produkte auf einem exzellenten Niveau
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden Ihr Profil ab

Auch wenn Sie nicht alle Kriterien erfüllen, freuen wir uns über Ihre Bewerbung!

• Ein ebenso spannender wie sicherer Arbeitsplatz in einem zukunftsorientierten und krisenfesten Wirtschaftsbereich
• Eine attraktive Vergütung mit einer betrieblichen Altersvorsorge
• Sie brauchen Urlaub? Bei uns erhalten Sie 30 Urlaubstage sowie am 24.12. und 31.12. frei
• Wir bieten Ihnen einen Zuschuss für Ihr BVG-Firmenticket/Deutschlandticket und eine Auswahl an Corporate Benefits
• Ein offen-kollegiales Team, das Sie in Ihren Aufgaben unterstützt und Ihnen auch über die Einarbeitungsphase hinaus gern zur Seite steht
• Flexible Arbeitszeiten und 2x wöchentlich frisches Obst
• Spaß und Freude bei der Arbeit mit freundlichen und engagierten Kolleg:innen

Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt dazu beiträgt, unsere Organisation leistungsfähiger und attraktiver zu machen. Bewerbungen zum Beispiel von Personen jeglichen Alters, geschlechtlicher Identität, ethnisch-kulturellen Hintergrunds sind herzlich willkommen. Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung besonders berücksichtigt.

Das klingt genau nach Ihrem Arbeitsumfeld, das Sie suchen?
Dann bewerben Sie sich direkt online über das Bewerbungsformular.