Karlsruhe

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter (w/m/d) im Geschäftszimmer der Leitung des Instituts für Ernährungsverhalten

Kennziffer 006/2023

Ihr Aufgabengebiet

Am Standort Karlsruhe suchen wir für das Geschäftszimmer des Instituts für Ernährungsverhalten eine zuverlässige Sachbearbeiterin / einen zuverlässigen Sachbearbeiter (w/m/d). Sie tragen maßgeblich zum erfolgreichen Ablauf des Tagesgeschäfts bei und unterstützen die Institutsleitung und das Institut administrativ und organisatorisch. Dabei werden Sie auch mit der Verwaltung und dem Leitungsbereich am Max Rubner-Institut zusammenarbeiten.
Ihre Aufgaben sind insbesondere:
allgemeine Sekretariatsaufgaben, z. B. Führen der allgemeinen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Schriftstücke) und Terminverwaltung
Organisation von Dienstreisen (von Beantragung über Buchung bis Abrechnung)
Organisation und Nachbereitung von Besprechungen, Mitarbeit bei der Organisation von Tagungen und Konferenzen
Mitarbeit bei Verwaltungsaufgaben des Instituts, z. B. Bestell- und Abrechnungswesen, Personalmaßnahmen
Empfang von Besucherinnen und Besuchern des Instituts sowie die Betreuung der Gäste
Betreuung und Pflege elektronischer Datenbanken

Ihr Profil

Zwingend vorausgesetzt werden:
eine abgeschlossene Berufsausbildung zur Kauffrau / zum Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
ein versierter Umgang mit der MS-Office-Software, insbesondere Word, Excel, PowerPoint und Outlook
sehr gute Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten
sehr gute Teamfähigkeit
ein freundliches und sicheres Auftreten
ein sicherer Umgang mit elektronischen Medien und Internet
gute Englisch-Grundkenntnisse
sehr gute Deutsch-Kenntnisse in Wort und Schrift

Wünschenswert sind:
Erfahrungen in der Büroorganisation bzw. Erfahrungen in Sekretariaten / Geschäftszimmern
Kenntnisse und Erfahrungen in der Aktualisierung von Intranet- bzw. Internet-Auftritten
Kenntnisse und Erfahrungen bei der Organisation von Online-Meetings

Wir setzen neben einer selbstständigen und verantwortungsbewussten Arbeitsweise auch eine hohe Motivation, persönliches Engagement, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft voraus.

Unser Angebot

Wir bieten zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle in Vollzeit oder in Teilzeit am Standort Karlsruhe des Max Rubner-Instituts. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt zurzeit 39,00 Stunden (entspricht 100 % einer Vollzeitstelle). Das Arbeitsverhältnis richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund). Die Zahlung des Entgelts erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen nach Entgeltgruppe 6 TVöD.
Das Max Rubner-Institut versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und begrüßt daher die Bewerbung von Menschen mit Familienpflichten. Flexible Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle ermöglichen die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

Hinweise

Bitte reichen Sie vollständige und aussagekräftige Bewerbungsunterlagen, insbesondere Motivationsschreiben, tabellarischen Lebenslauf, lückenlose Darstellung des Ausbildungs- und beruflichen Werdegangs sowie Zeugniskopien (z.B. Schul-, Ausbildungs-, Hochschul- und qualifizierte Arbeitszeugnisse) ein. Fehlende Unterlagen (insbesondere erforderliche Nachweise) können zum Ausschluss aus dem Bewerbungsverfahren führen.
Das Max Rubner-Institut strebt die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern an.
Das Max Rubner-Institut sieht sich der Inklusion verpflichtet. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderungen sind daher ausdrücklich erwünscht. Diese werden im Auswahlverfahren bevorzugt berücksichtigt.
Ansprechpersonen

Bei fachlichen Fragen:
Dr. Stefan Storcksdieck genannt Bonsmann · Telefon: +49 (0) 721 6625 246
Bei organisatorischen Fragen:
Claudia Grittner · Telefon: +49 (0) 431 609 2293

Zentrale Karrierestelle des Max Rubner-Instituts · Hermann-Weigmann-Str. 1 · 24103 Kiel