Office Manager (M/W/D) Mit Personalverwaltungsaufgaben

ÜBER UNS

Die rheform GmbH ist mit ihren drei Tochtergesellschaften ein dynamisches Beratungs‑, Management- und Planungsunternehmen – spezialisiert auf strukturelle und bauliche Projekte. Unser Geschäftsfeld sind die Arbeits-, Lehr- und Lernwelten der Zukunft. Seit 2003 auf dem Markt sind wir über die Jahre gewachsen. An unseren vier Standorten in München, Düsseldorf, Berlin und Hamburg arbeiten rund 70 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in interdisziplinären Teams.
Von unserer Erfahrung profitieren Institutionen des Bundes, der Länder und Kommunen genauso wie Konzerne und Unternehmen. Wir sind anerkannte Partner von Lehr- und Forschungseinrichtungen. Wir begleiten Projekte von der Entwicklung bis zur Realisierung und in den Betrieb. Für die innovativen Arbeitsflächen einer großen, internationalen Versicherungsgesellschaft erhielten wir den German Design Award "Special Mention" 2023.
Unsere Auftraggeber überzeugen wir mit unserer ganzheitlichen Vorgehensweise. Sie folgt unserem Unternehmensmotto: miteinander reden, um zu gestalten .

IHRE AUFGABEN

Ihre Aufgaben im Einzelnen:

• Leitung alltäglicher Büroabläufe und Büroorganisation
• Organisation und Buchung von Geschäftsreisen
• Organisation und Koordination aller internen und externen Veranstaltungen
• Erstellung von Sitzungsagenden und Protokollen
• Verantwortung für sämtliche Einkaufsprozesse (Material, Technik, etc.)
• Unterstützung vorbereitende / nachbereitende Buchhaltung

• Verwaltung des gesamten Personalzyklus von der Einstellung bis zum Austritt inkl. Zeugniserstellung
• Begleitung des gesamten Recruiting Prozesses
• Organisation von Vorstellungsgesprächen
• Pflege und Aktualisierung der Mitarbeiterdatenbank Personio
• Koordination von Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen (HR, Ersthelfer, Brandschutzhelfer, IT, etc.)

• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung, unterstützend und beratend in organisatorischen und administrativen Angelegenheiten
• Schnittstelle zwischen Mitarbeiter:innen und Geschäftsführung
• Informelle(r) Ansprechpartner:in für innerbetriebliche Belange
• Schnittstelle zu externen Dienstleistern (Steuerberater, Juristen, Datenschutzbeauftragte, Versicherungen, IT, Hausverwaltung, etc.)

IHR PROFIL

• Mind. drei Jahre bürorelevante Erfahrung in einem serviceorientierten Umfeld mit betrieblichen Verwaltungs- und Managementaufgaben (z.B. Büro / Kommunikation / Hotellerie), kfm. Ausbildung o.ä.
• Führungserfahrung von Vorteil
• Unternehmerisches Verständnis gepaart mit hoher Empathie und Kommunikationsstärke
• Eine überzeugende Persönlichkeit mit stilsicherer Ausdrucksweise, Durchsetzungskraft und Bereitschaft kontinuierlich Neues zu lernen

WIR BIETEN

• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit langfristiger Perspektive und interessanten Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einen großen Verantwortungsbereich mit viel Gestaltungsfreiraum
• Leistungsgerechte Bezahlung und attraktive Zusatzleistungen
• Deutschlandticket
• Eine vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre in einem sympathischen Team
• Flexible Gestaltung von Arbeitszeit & -ort

BEWERBUNG

Wir freuen ​uns auf Ihren Lebenslauf und ein ​überzeugendes Anschreiben. Bitte teilen Sie uns ebenfalls Ihre ​Gehaltsvorstellungen im Formular mit.