Executive Assistant (M/W/D)

Die Jobactive GmbH ist seit nunmehr über zehn Jahren als eigenständiges Unternehmen am Markt präsent. Hervorgegangen ist Jobactive im Jahr 2001 aus der ehemaligen Personalbeschaffung und des Mitarbeiter-Poolmanagements des Bayer-Konzerns.
Aktuell beschäftigt die Jobactive GmbH etwa 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die von den Niederlassungen in Leverkusen, Berlin, Frankfurt am Main, Düsseldorf und München aus betreut werden. Im Fokus des Unternehmens stehen die Bereiche Finance, Office sowie Engineering.
Unser Kunde ist ein Finanzberatungsunternehmen, welches sich mit komplexen Finanzierungsstrukturen aller Art im nationalen und internationalen Raum beschäftigt.
Dabei liegt der Fokus im Tansaktionsgeschäft, sowie der Unternehmensfinanzierung für, sowohl Unternehmen, als auch Finanzinstitute.

Executive Assistant (w/m/d)

Ihre Aufgaben

Sie unterstützen unsere Partner und Anwälte unter anderem bei folgenden Tätigkeiten:

Executive Assistant

• Unterstützung des Vorgesetzten im operativen Tagesgeschäft
• Nationale und internationale Korrespondenz
• Terminmanagement (Planung, Koordination und Vorbereitung von Terminen) und Kalenderorganisation sowie E-Mail-Postfachmanagement
• Reiseplanung und deren Abrechnung
• Selbstständige Recherche und Aufbereitung von Informationen für Entscheidungsvorlagen

Allgemeine Büroorganisation

• Buchhaltungsaufgaben und Spesenabrechnungen
• Facility Management
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Meetings und Veranstaltungen
• Betreuung von Gästen und Besuchern
• Pflege von Datenbanken

Transaktionsgeschäft

• Regelmäßige Erstellung und Versand von Rechnungen und Honorarübersichten
• Unterstützung bei Controllingaufgaben
• Erstellung von administrativen Transaktionsdokumenten
• Auswertung von Unterlagen (z. B. KYC)
• Formatierung von Vertragsdokumenten
• Eigenverantwortliches Nachhalten von Geschäftsvorfällen bei Mandanten, Geschäftspartnern und Kollegen

Marketing

• Verantwortlich für die Erstellung von Unterlagen zur Teilnahme an nationalen und internationalen Rankings für die Rechtsbranche (z. B. Chambers)
• Entwerfen und Veröffentlichen von Pressemitteilungen und Social Media Posts
• Erstellung von Präsentationsunterlagen und Pitch Broschüren
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Mandantenveranstaltungen und Workshops

HR-Themen

• Onboarding sowie Offboarding von Mitarbeitern
• Organisation von Mitarbeiterevents

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene Ausbildung als Hotelfachfrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann, Bürokaufmann/- frau, Hotelbetriebswirt/in, Rechtsanwaltsfachangestellte(r) oder eine vergleichbare Ausbildung
• Berufserfahrung im Kanzlei-, Beratungs- oder Dienstleitungsumfeld
• Exzellente Kenntnisse im Umgang mit MS-Office Anwendungen sowie sehr gutes Englisch in Wort und Schrift
• Sie arbeiten eigenverantwortlich im Team, sind sehr gut organisiert, sorgfältig und verfügen über ein hohes Maß an Diskretion
• Sie haben ein gepflegtes Erscheinungsbild, einen professionellen Auftritt und besitzen einen hohen Servicegedanken