Executive Assistant (D/W/M) In Essens Führender Sprachschule

DÜS Eckert ist der führende Anbieter von Deutsch- und Integrationskursen in Düsseldorf und Essen. Wir haben seit 2004 über 30.000 geflüchteten und migrantischen Menschen in unseren Kursen erfolgreich die deutsche Sprache vermittelt. Dabei leisten wir einen essenziellen Beitrag, um unsere Teilnehmenden bei einer aktiven gesellschaftlichen Teilhabe zu unterstützen.

Unsere Schulen sind auf Integrationskurse und Deutschprüfungen spezialisiert. Außerdem bieten wir für innovative Unternehmen individualisierte Onlinesprachkurse an.

Wir suchen eine*n Executive Assistant (d/w/m) in Vollzeit, der*die unseren COO, William Eckert, bei seiner Arbeit unterstützt.

Deine Aufgabe wird es sein, William bei seinen täglichen Aufgaben zu unterstützen, seine Planung zu optimieren und als Bindeglied zwischen ihm, Mitarbeitenden, Partner_innen und Kund_innen zu vermitteln. Außerdem wirst du direkt an der Lösung realer Herausforderungen arbeiten und eigenständig Aufgabenbereiche übernehmen.

Werde Teil eines wachsenden, diversen Teams mit einem spannenden und sozialen Aufgabenbereich.

• Assistenz: Du arbeitest eng mit William zusammen und unterstützt ihn in sämtlichen Aspekten seines Arbeitsalltags.
• Planung: Du verwaltest den Kalender von William, einschließlich der Planung von Meetings, Terminen und anderen Verpflichtungen.
• Korrespondenz: Du bearbeitest E-Mails und Anrufe, entwirfst, überprüfst und versendest Nachrichten für ihn.
• Kommunikation: Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende an unseren verschiedenen Standorten, Kund_innen und Kooperationspartner_innen und vermittelst zwischen ihnen und William.
• Eigene Aufgaben: Du übernimmst eigene Aufgaben wie die Koordination, Überwachung und Kommunikation kleinerer Projekte, wie z. B. der Planung von Teamevents.
• Dokumentation: Du verwaltest Unterlagen und Dokumente, pflegst ein physisches und digitales Ablagesystem und entwickelst die Dokumentation unserer Prozesse weiter.
• Vorbereitung der Buchhaltung: Du unterstützt bei kleineren Buchhaltungsaufgaben, wie der Vorbereitung von Rechnungen und Kreditkartenabrechnungen für unsere Buchhaltung.

• Sprachen: Du beherrschst Deutsch auf zweitsprachigem Niveau (mindestens C1) und Englisch auf fließendem Niveau (mindestens B2).
• Quereinsteiger*innen willkommen: Du bringst entweder Erfahrung als Executive Assistant, bzw. in einem ähnlichen Beruf mit, oder fängst als Quereinsteiger*in bei uns an.
• Strukturiertheit: Du liebst es, äußerst organisiert und sorgfältig zu arbeiten. Auch unter Stress arbeitest du stets präzise und strukturiert. Es macht dir Spaß, für Ordnung zu sorgen und zu dokumentieren.
• Kommunikationsstärke: Du besitzt mündlich und schriftlich exzellente Kommunikationsfähigkeiten, bist dabei effektiv und behältst immer den Überblick.
• Eigenständigkeit und Teamfähigkeit: Du arbeitest gerne konzentriert und eigenständig an deinen Aufgaben. Außerdem macht dir die Zusammenarbeit im Team Spaß und du bist in der Lage, produktive Arbeitsbeziehungen zu pflegen.
• Flexibilität: Du arbeitest gerne in einem dynamischen Aufgabenumfeld und kannst gut damit umgehen, wenn sich dein Aufgabenschwerpunkt spontan verändert.
• Technische Fähigkeiten: Du hast gute technische Fähigkeiten, kennst dich hervorragend mit dem Computer und gängigen Programmen aus und arbeitest dich gerne und schnell in neue Software ein.
• Soziales Engagement: Du möchtest an einer gesellschaftlich bedeutsamen Aufgabe mitwirken und strebst danach, zusammen mit unserem Team die bestmögliche Bildung für unsere Teilnehmenden sicherzustellen.

• Team: Du wirst Teil unseres freundlichen, diversen Teams, in dem wir uns immer gegenseitig unterstützen.
• Einarbeitung: Du erhältst eine genaue Einarbeitung von hilfsbereiten Kolleg*innen, die dir bei Fragen zur Seite stehen.
• Karrieremöglichkeiten: Als Executive Assistant bekommst du einen detaillierten Einblick in unsere Unternehmensabläufe und andere Positionen. Damit erhältst du eine perfekte Gelegenheit, dich weiterzuentwickeln, auch im Hinblick auf mögliche spätere Positionen.
• Homeoffice: Du kannst nach Absprache an 1–2 Wochentagen im Homeoffice arbeiten.
• Ausstattung: Du wirst für deine Arbeit mit den modernsten Arbeitsmitteln ausgestattet, um im Büro oder Homeoffice optimal arbeiten zu können.
• Weiterbildung: Du bekommst interne und externe Weiterbildungsangebote, die immer auf dich und deine Weiterbildungsziele zugeschnitten sind.
• Standort: Unsere Schule liegt direkt am Hauptbahnhof und ist leicht mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto erreichbar.

Einige wichtige Worte zum Schluss:

Vielfalt ist die Basis unseres Unternehmens. Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Nationalität, Religion/Weltanschauung, Alter, körperlichen Beeinträchtigungen und Identität.

Wenn du rassistisch, antisemitisch, islam-, frauen- oder homofeindlich bist, oder andere diskriminierende Anschauungen vertrittst, sind wir nicht das richtige Unternehmen für dich.