Team Assistenz / Back Office (Ab Sofort)

Wir suchen ab sofort Verstärkung in Bereich Team Assistenz / Back office! Shotview Berlin Photographers mngt Gmbh ist eine dynamische internationale Fotografenagentur und repräsentiert exklusiv Fotografen,directors, Stylist, Makeup, Hair, Casting directores. Wir arbeiten Weltweit mit offices in Berlin, Paris und Wien.

Wir suchen eine:n Teamassistent:in ab sofort (30 – 40 Stunden) der/die unterstütz das organisatorische komplett meistert und im Griff hat.
Du bist ein wichtigsten Bestandteil im Unternehmen, das organisatorische Herzstück und ebenso unterstütz nicht nur das Team sondern ganz stark auch unsere Accounting.

DEINE ROLLE

• Du bist für das Aufrechterhaltung des Kerngeschäfts des Unternehmens zuständig
• Rechnungen verfassen sowie die Gutschriften für unsere Artisten
• Verfassung der Rechnungen, Eingangsrechnungen und Gutschriften in Candis
• Du verfasst die Listen für unsere Accounterin, CEO und CFO.
• Erstellst Listen von unseren A,B,C Kunden
• wirkst bei der Erstellung von Angeboten an unsere Kunden mit,
• Pflege unser Datenbank und Neukunden
• Du hältst unser Office nicht nur immer perfekt, sondern sorgst dafür, dass sich jede:r bei uns wohl fühlt
• IT Kommunikation – komplett im Überblick – set up für neue Teammitglieder, Wartung Geräten,
• Post In und Out
• Telefon – Deine Stimme ist die erste, die man hört.
• Du unterstützt beim Recruiting und hältst unsere Datenbank am Laufen
• Sorgst für ein reibungsloses Onboarding
• Organisieren von Jour Fix – wöchentlich -Einchecken und auschecken
• Organisierst die Teamevents
• Reisekosten – Planst und du organisierst Dienstreisen
• Kreditkarten Belegen
• Verwaltest unsere Kasse im Office und das Einreichen von Belegen.
• Koordinierst Termine, bist verantwortlich für die Vor- und Nachbereitung wichtiger Meetings.
• Unterstützt das Team in allgemeinen administrativen Belangen und optimierst vorhandene Prozesse
• Unterstütz unsere Agenten nach Produktionen die Belegen anzufordern
• Aussendungen – Vorbereitungen von Messen
• Kundenrecherchen
• bist kommunikationsstark und hast Freude am Umgang mit Menschen
• arbeitest ziel- und serviceorientiert, bist teamfähig und offen gegenüber technischen Themen
• hast sehr gute MS Office-Anwenderkenntnisse
• verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse
• WAS DU MITBRINGST
• Abgeschlossene Kaufmännische Ausbildung, Betriebswirtschaftslehre, Handelsakademie, die mit Abitur abschließt, Office Manager IHK, eine Lehre zur Bürofachkraft oder Vergleichbares.
• Hohe Kunden- und Serviceorientierung.
• Teamfähigkeit, Genauigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Abgeschlossene Studium – Affinität und Erfahrung mit Zahlen zum Vorteil
• Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Kommunikative Persönlichkeit mit Freude am Telefonieren.
• Problemlösungskompetenz und positive Energie.
• lösungsorientierte Arbeitsweise
• Ausgezeichnete Deutsch- und sehr gute Englischkenntnisse sind ebenso Pflicht, jede weitere Fremdsprache ist von Vorteil.
• Hihe Affinität mit Medien und einen Kreativen Umfeld
• WAS WIR DIR BIETEN
• Eigenverantwortliches Arbeiten und viel Raum für eigene Ideen
• Eine offene Unternehmenskultur: sei wer und vor allem wie du bist
• Auf Werten basierende Auswahl von Kund:innen
• Ein buntes Büro in Berlin-Prenzlauerberg
• Fortbildungsmöglichkeiten
• BVG-Firmenticket
• Gutscheinkarte

Haben wir Dein Interesse geweckt und Du findest, dass dieser Job genau das Richtige für Dich wäre?
Schreib uns einfach eine E-Mail mit ein paar aussagekräftigen Informationen über Dich und warum Du bei uns arbeiten möchtest, Lebenslauf und Gehaltsvorstellungen.

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