Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter Innerer Dienst (M/W/D)

Robert Koch-Institut Deutschlands Public-Health-Institut

Verwaltungsmitarbeiterin / Verwaltungsmitarbeiter Innerer Dienst (m/w/d)

Arbeits­beginn: nächstmöglich Befristung: unbefristet Standort: Berlin Bewerbungs­frist: 28.04.2024 Vergütung: bis E 8 TVöD Referenz­nummer: 1108807 | 19/24

Werden Sie Teil der RKI‑DNA!

Als Public Health Institut setzen wir uns aktiv für die Gesundheit der Bevölkerung ein. Daran arbeiten und forschen im Robert Koch-Institut jeden Tag gemeinsam 1.500 Menschen aus über 52 Nationen.

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Bewerben Sie sich direkt über das Stellenportal des öffentlichen Dienstes unter: www.interamt.de

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Unser Team ZV 5 – Innerer Dienst freut sich auf Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgabe bei uns

Administrative Unterstützung der Referatsleitung, insbesondere:

• Vorbereitung, Formulierung oder sonstige Gestaltung von Briefen, Schriftgut, Dokumenten, Präsentationen etc. für anfragende Stellen
• Erstellung und Pflege von Intranet Inhalten und Dienstplänen
• Durchführung von Sonderprojekten, insbesondere Unterstützung bei Umzugs- und Entsorgungsmaßnahmen sowie (Groß-)Veranstaltungen
• Koordination und Steuerung von Fremdfirmeneinsätzen

Verwaltungs- und Serviceaufgaben, insbesondere:

• Anlage und Verwaltung von Aktenbeständen in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem sowie Ablage- und Scantätigkeiten
• Vorbereitung und Durchführung unter vorheriger Produktrecherche von Bestell- und Beschaffungsprozessen, Dienstleistungs- und Wartungsverträgen sowie Ausschreibungen (z. B. Unterhaltsreinigung)
• Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Arbeitsaufträge über ein elektronisches Ticketsystem
• Verwaltung von Parkflächen, Dienstapartments, Dienstsiegeln, Kunstbeständen sowie des zentralen Möbel- und Gerätelagers
• Beschaffung, Erstellung und Pflege von Wegleit- und Informationssystemen sowie Tür- und Raumbeschriftungen
• Gelegentliche Organisation von Kunstpräsentationen

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

• eine abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/​‑r, Kaufmann/​‑frau für Büromanagement oder vergleichbar

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• im Bürobereich, vorzugsweise im Inneren Dienst, Facility Management oder einem vergleichbaren Aufgabengebiet
• mit strukturierten Arbeitsprozessen
• sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Programmen
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mindestens B1

Wünschenswerte Kenntnisse

• im Umgang mit Facility-Management-Anwendungen und Datenbanken (elektronisches Ticketsystem, elektronische Raumbuchverwaltung)
• in der Arbeit mit digitalen Dokumentenmanagement-Systemen
• im Vergaberecht (VOL)

Persönliche Kompetenzen

• Adressatenorientierung durch klaren, verständlichen schriftlichen sowie mündlichen Ausdruck
• Belastbarkeit und Handlungsfähigkeit auch in stressigen Arbeitssituationen
• Selbständigkeit und eigenverantwortliches Arbeiten nach Zielvorgaben
• Kooperations‑​/Teamfähigkeit für ein gemeinsames Ergebnis und vertrauenswürdige und verlässliche Zusammenarbeit
• Serviceorientierung und das Eingehen auf geschäftliche Kontakte und deren Bedürfnisse zur schnellen Problemlösung
• Kritikfähigkeit und Nutzung von konstruktivem Feedback zur Verbesserung

Weitere Voraussetzungen

• Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen (z. B. gelegentlichen Dienstreisen/​‑wege zu unseren Liegenschaften Wernigerode, Wildau)
• Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Darauf können Sie sich freuen

• 30 Tage Urlaub und dienstfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• transparente Bezahlung gemäß Tarifvertrag inkl. Jahressonderzahlung und regelmäßigen Entgelterhöhungen
• unbefristete Anstellung
• flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeit und Teilzeitmöglichkeiten
• Sportangebote, wie Yoga, Laufveranstaltungen, Kooperationen mit Fitness Studios u. v. m.
• Eltern-Kind-Büros in allen Liegenschaften für Notfallbetreuung
• Deutschlandticket-Job mit Zuschuss

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zur StellenID 1108807 / Referenznummer 19/24 bis zum 28.04.2024 ausschließlich über www.interamt.de.

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Wir leben Chancengleichheit und begrüßen alle Menschen in allen Dimensionen von Diversität. Deshalb gewährleisten wir die berufliche Gleichstellung. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Das Bundesministerium für Gesundheit kann im Rahmen seiner aufsichts­rechtlichen Befugnisse im Einzelfall Einblick in Ihre Bewerbungs­unterlagen nehmen. Ihre Daten werden nach Abschluss des Bewerbungs­verfahrens gelöscht.

Nicht der richtige Job für Sie? Hier finden Sie mehr: jobs.rki.de.