Stellenbezeichnung: Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Einleitung

Das Luftfahrt-Bundesamt (LBA) sorgt als Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV) für die Sicherheit eines Fluges lange bevor dieser beginnt. Durch die fachliche Kompetenz unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten wir einen Beitrag zum hohen personellen, technischen und flugbetrieblichen Sicherheitsstandard der Luftfahrt in Deutschland.

Das Luftfahrt-Bundesamt ist Teil eines 357.582 km² großen Karrierenetzwerks bestehend aus über 40 Behörden mit rund 24.000 Beschäftigten. Mehr unter www.damit-alles-läuft.de.

Kurztext

Das Luftfahrt-Bundesamt sucht für die Außenstelle Düsseldorf zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen
Bürosachbearbeiterin/Bürosachbearbeiter (m/w/d)

Der Dienstort ist Düsseldorf.
Referenzcode der Ausschreibung 20240605_0002

Dafür brauchen wir Sie

• Allgemeine Bürotätigkeiten, insbesondere

o Posteingang und -ausgang
o Aktenführung
o Erstellung der Jahresurlaubsplanung und Erfassung von An- und Abwesenheiten
o Überwachung des Dienstreisekosten-Budgets
o Erstellung von Schriftgut (Umläufe, Einladungen, Antwortschreiben, Abgabebescheide etc.)
o Erstellung von Statistiken/Auswertungen/Vorlagen für die Sachgebiets- bzw. Sachbereichsleitung

• Fachbezogene Unterstützung der technischen Betriebsprüferinnen/Betriebsprüfer und der Sachgebietsleitungen T 7 - T 9, insbesondere

o Auditplanung mittels Datenbankanwendung (Auditplanungstool MamBA: Datenpflege, Planung, Terminüberwachung, Dokumentation)
o Administrative Überwachung der Beanstandungsmaßnahmen mittels MamBA-Datenbankanwendung (z. T. auch in englischer Sprache)
o Erfassung genehmigter Instandhaltungsprogramme in der MamBA-Datenbank
o Erstellung von Verwaltungsakten (Prüfung und Unterzeichnung durch technische Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeiter)
o Erstellung von Kostenrechnungen, Kontierungsblättern und Kostenbescheiden in MamBA
o Erteilung von einfachen Auskünften, Koordinierung von Anfragen

• Internes Qualitätsmanagement

o Durchführung von Qualitätsaudits als interne/interner Auditorin/Auditor (anhand Prüfliste)
o Erstellung der Prüfdokumentation
o Erörterung erforderlicher Korrekturmaßnahmen mit zust. Betriebsprüferin/Betriebsprüfer
o Unterrichtung der Sachgebiets- bzw. Sachbereichsleitung über das Ergebnis der Auditierung

• Projekt- und Vorgangserfassung sowie administrative Begleitung der Projekt- und Vorgangsbearbeitung nach intern festgelegten Verfahren
• Bearbeitung von Bescheinigungen über die Prüfung der Lufttüchtigkeit (z. T. auch in englischer Sprache)

Die Aufgabenerledigung erfolgt teilweise in englischer Sprache.

Anforderungsprofil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Laufbahnbefähigung zum mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst oder
• erfolgreich abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/ Verwaltungsfachangestellter, Justizfachangestellte/ Justizfachangestellter, Verwaltungswirtin/Verwaltungswirt, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/-angestellter)
• Sprachkenntnisse in Englisch

Das wäre wünschenswert:

• Digitalkompetenz
• Kommunikations- und Informationsfähigkeit

Im Rahmen der Fachkenntnisse sind wichtig:

• Kenntnisse in der Anwendung von MS Office, insbesondere Word und Excel, und in der elektronischen Aktenführung
• Kenntnisse in der Anwendung von Rechtsvorschriften

Das bieten wir Ihnen

Die Stelle ist für Tarifbeschäftigte mit Entgeltgruppe 7 TVöD bewertet. Die Eingruppierung und Zuordnung zu den Stufen für Tarifbeschäftigte erfolgt unter Berücksichtigung der tariflichen und persönlichen Voraussetzungen.

Die Stelle ist für Beamtinnen und Beamte des mittleren Dienstes nach Besoldungsgruppe A 8 BBesG bewertet. Die konkreten Beförderungsmöglichkeiten sind von der jeweiligen aktuellen Planstellensituation abhängig.
Informationen zum TVöD finden Sie auf der Homepage des Bundesministeriums des Innern (www.bmi.bund.de) bzw. unter dem Link https://bezuegerechner.bva.bund.de.

Das Luftfahrt-Bundesamt unterstützt die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Wir bieten unseren Beschäftigten individuelle Arbeitszeitmodelle und mobiles Arbeiten im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarungen sowie Teil- und Gleitzeit, um die Vereinbarkeit von Berufs- und Familieninteressen zu berücksichtigen.Bei Betreuungsengpässen steht ein Eltern-Kind-Arbeitszimmer zu Verfügung. Wir fördern aktiv die Gesundheit der Beschäftigten durch das Angebot an Sport- und Gesundheitsmaßnahmen. Die Schulung und Fortbildung, auch während einer Elternzeit, erfolgt angepasst an den individuell festgestellten Bedarf. Weiterhin bietet das Luftfahrt-Bundesamt dem Großteil der Beschäftigten einen Arbeitgeberzuschuss zum DeutschlandJobTicket an.

Besondere Hinweise

Die Stelle ist grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften geeignet.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbungen von Menschen aller Nationalitäten.
Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Die zur Wahrnehmung der auf der Stelle anfallenden Aufgaben erforderlichen Englischkenntnisse werden ggf. im Auswahlverfahren bzw. Vorstellungsgespräch gesondert überprüft.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 05.04.2024 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV)auf der Einstiegsseite http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV.

Wählen Sie dort „Bewerbung mittels Referenzcode“ aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20240605_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link.
Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Schulabschlusszeugnis, Ausbildungsnachweise oder der Nachweis über die Laufbahnbefähigung, Arbeitszeugnisse/dienstl. Beurteilung) als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer werden gebeten, ein Zeugnis ihres letzten Arbeitgebers ihren Bewerbungsunterlagen beizufügen.
Beamtinnen und Beamte werden gebeten, ihre aktuelle dienstliche Beurteilung beizufügen.
Wir bitten Sie zu beachten, dass fehlende erbetene Bewerbungsunterlagen dazu führen können, dass wir Ihre Bewerbung im weiteren Verfahren nicht berücksichtigen.

Das Motivationsschreiben verfassen Sie bitte in der Rubrik „Einzelheiten der Bewerbung“.
Zusätzlich pflegen Sie bitte in Ihrem Kandidatenprofil unter „Ausbildung/Abschlüsse“ Ihren Berufs-/Studienabschluss und/oder die Laufbahnbefähigung, Ihre IT-Kenntnisse und unter „Berufserfahrung“ die letzten 3 Arbeitgeber (inkl. des Aktuellen).

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.