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Form der ArbeitStadt und Verwaltung im Aufbruch
Als größte Stadt am linken Niederrhein geben wir mehr als 272.000 Menschen mit unterschiedlichen Sprachen, Kulturen und Religionen ein Zuhause. 44 Stadtteile mit lebenswerten Quartieren prägen die Stadt auf vielfältige Weise. Rund 150 verschiedene Nationalitäten leben heute in unserer Stadt zusammen. Ihr Charakter ist geprägt durch urbanes Flair in grüner Umgebung - nicht umsonst nennt man die Stadt mit ihren zahlreichen Parks und Grünanlagen auch "Großstadt im Grünen". Mönchengladbach ist Hochschulstandort, verfügt über eine vielfältige Schullandschaft und ein breit gefächertes kulturelles Leben. Florierende Unternehmen und eine grüne Umgebung mit Parks und Radwegen bieten die ideale Kulisse für ein ausgewogenes städtisches Leben.
Die Stadt Mönchengladbach sucht für den Fachbereich Bibliothek und Archiv zum frühestmöglichen Termin eine*n
Sekretär*in der Fachbereichsleitung Bibliothek und Archiv
Ihre Aufgaben und Verantwortung:
Allgemeine Büroorganisation & Sekretariatsaufgaben :- Mitarbeit im Bereich Service und Sachbearbeitung
- Aktenführung (physisch und elektronisch)
- Terminüberwachung
- Einholen von Sachauskünften
- Entgegennahme von Telefonaten
- Weiterleitung von Dienstreise- und weiteren Anträgen
- Abrechnung der Fahrtenbücher
- Unterstützung bei Projektabrechnungen (SchreibFABRik, u.a.)
- Abwicklung Posteingang und -ausgang
- Materialbeschaffung
Bearbeitung von haushaltsrechtlichen Sachverhalten und Mahnfällen:
- Anforderung von Kassenzeichen
- Führen von Sollstellungen (Entgelte & Schadensersatz)
- Überwachung der Zahlungseingänge
- Rechnungslegung Stadtarchiv
- Rückerstattungen (Schnittstelle Stadtkasse)
- Überprüfung und Pflege von Adressdaten im KOMA und parallel im Bibliotheksverfahren
Ihr Profil:
Sie verfügen über
- eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Bürogehilf*in oder ein vergleichbarer Abschluss wie Rechtsanwaltsgehilf*in, Notargehilf*in oder geprüfte*r Sekretär*in
- Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit
- eine stark ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsfähigkeit
- vertiefte Kenntnisse der MS-Office Produkte (v.a. Word, Excel, Outlook)
- eine gut ausgeprägte Arbeitsweise und Arbeitsorganisation
- die Fähigkeit, Fachwissen und Fachkenntnisse effektiv anzuwenden
- ein hohes Maß an Initiative und Leistungsbereitschaft
- Soziale Kompetenz
- Zuverlässigkeit, Diskretion und Loyalität
Darüber hinaus bringen Sie vorzugsweise folgendes mit:
- Kenntnisse der organisatorischen Abläufe innerhalb der öffentlichen Verwaltung
Wir bieten Ihnen:
- eine berufliche Sicherheit durch ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis im öffentlichen Dienst
- eine faire Vergütung gemäß des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst für den Bereich Verwaltung (TVöD-V) nach Entgeltgruppe 7
- eine regelmäßige Arbeitszeit von 19,5 Wochenstunden bei Tarifbeschäftigten. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar, soweit es der Dienstbetrieb zulässt
- ein flexibles, familienfreundliches Gleitzeitsystem
- einen Einsatz innerhalb der Stadt Mönchengladbach
- die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit.
- Beiträge zu einer zusätzlichen Alters- und Hinterbliebenenversorgung des öffentlichen Dienstes bei Beschäftigten
- eine arbeitsplatz- und personenbezogene Personalentwicklung
- ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
- eine Unterstützung bei der Suche nach Kinderbetreuungsmöglichkeiten
- Corporate und Prime Benefits sowie ein vergünstigtes Deutschland-Ticket
Hinweise:
Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind Bestandteile der gelebten Personalpolitik der Stadtverwaltung Mönchengladbach. Wir freuen uns daher auf Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Geschlechts, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexuellen Identität.
Die Bereitschaft zur Teilnahme an notwendigen Fortbildungsveranstaltungen zur Erlangung weiteren Fachwissens ist ebenso erwünscht wie die, auch gelegentlich außerhalb der gewöhnlichen Dienstzeiten zu arbeiten.
Als Ansprechpartner*innen stehen Ihnen für fachliche Fragen Frau Behrendt oder Herr Holtz-Ersahin (Tel. 02161 25-6352 oder 02161-25-6350) im Fachbereich Bibliothek und Archiv zur Verfügung. Alle sonstigen Fragen beantwortet Ihnen im Fachbereich Personalmanagement gerne Frau Heiden (Tel. 02161 25-3054).
Weitere Informationen zum Fachbereich Bibliothek und Archiv finden Sie hier .
Interessantes und Wissenswertes über die Stadt Mönchengladbach und die Stadtverwaltung finden Sie im Internet unter www.moenchengladbach.de .
Wenn Sie sich in diesem Profil wiederfinden, bewerben Sie sich bitte unter der Kennziffer 42.00-2231 und Beifügung der üblichen Unterlagen bis spätestens zum 22.04.2024 .
Stadt Mönchengladbach · Fachbereich Personalmanagement · Wilhelm-Strauß-Straße 50-52 · 41236 Mönchengladbach·
