Sekretär*in / Assistent*in Chefarzt-Büro - Forschungsinstitut

Das Fraunhofer-Institut für Translationale Medizin und Pharmakologie ITMP-IA am Standort Berlin/Steglitz forscht in der Entwicklung von besseren Lösungen für Patient*innen mit Allergien und anderen Mastzell-vermittelten Erkrankungen.

Sekretariat und Organisation sind Ihre Themen?

Wir bei Fraunhofer ITMP-IA bieten Ihnen ab sofort eine spannende Tätigkeit als Sekretär*in / Assistent*in / Office-Manager*in an. Die Stelle ist am neuen Fraunhofer-Institut, das in Kooperation mit der Charité am Standort Berlin/Steglitz entsteht, zu besetzen.

Was Sie bei uns tun

• Proaktive, inhaltliche und administrative Entlastung des Chefarzt-Büros einschließlich Führen und Dokumentieren der Korrespondenz nach innen und außen
• Zuverlässige Erledigung klassischer, allgemeiner Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben in deutscher und englischer Sprache einschließlich der Fertigung von Briefen und Schriftsätzen nach Diktat und Vorlage
• Travel Management inklusive Abrechnung der Spesen, Auslagen und Kreditkarten
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung von Meetings, Video- und Telefonkonferenzen, Tagungen, Events und Sitzungen einschließlich Protokollführung sowie Ansprechpartner*in für externe Gäste/Geschäftspartner*innen
• Veranstaltungsorganisation inklusive Rechnungsbearbeitung

Was Sie mitbringen

• Qualifikation zum/zur Sekretär*in oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung
• Berufserfahrung in einem medizinischen Sekretariat mit guten Kenntnissen der medizinischen Terminologie
• Professioneller Umgang mit MS Office (inklusive PowerPoint) und SAP
• Sehr gutes Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Bereitschaft zur flexiblen Arbeitszeit
• Im Umgang mit Patient*innen und Mitarbeitenden aller Berufsgruppen sowie Gästen überzeugen Sie mit einer hohen Dienstleistungsorientierung und Ihrer freundlichen, selbstbewussten Art.
• Eigenständiges Arbeiten, aber auch Teamfähigkeit und ein hohes Maß an Empathie sind für Sie selbstverständlich.
• Sie verfügen über Organisationstalent, sind offen für Neues und verlieren auch in lebhaften Zeiten nicht die Übersicht.

Was Sie erwarten können

• Gute Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeitgestaltung mit Gleitzeitmodell
• 30 Tage Urlaubsanspruch sowie Weihnachten und Silvester als arbeitsfreie Tage
• Persönliche Altersvorsorge (VBL) und weitere (Sozial-)Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. jährliche Sonderzahlung
• Vermögenswirksame Leistungen
• Bezuschussung des Deutschlandtickets
• Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
• Corporate Benefits: Angebote namhafter Hersteller und Marken
• Ein weites Fraunhofer-Netzwerk

Wir wertschätzen und fördern die Vielfalt der Kompetenzen unserer Mitarbeitenden und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Alter, Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist vorerst bis 31.12.2025 befristet und kann auch in Teilzeit besetzt werden. Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD).

Mit ihrer Fokussierung auf zukunftsrelevante Schlüsseltechnologien sowie auf die Verwertung der Ergebnisse in Wirtschaft und Industrie spielt die Fraunhofer-Gesellschaft eine zentrale Rolle im Innovationsprozess. Als Wegweiser und Impulsgeber für innovative Entwicklungen und wissenschaftliche Exzellenz wirkt sie mit an der Gestaltung unserer Gesellschaft und unserer Zukunft.