Schulsekretär_in

Werden Sie Teil des Teams

Unser Team der Stadtverwaltung Haan besteht aus über 500 dynamischen und innovativen Mitwirkenden. Wir stehen gemeinsam für eine wertschätzende, offene und kollegiale Arbeitsatmosphäre in motivierten Teams.

Das Amt für Schule und Sport sucht zum 01.08.2024 für das Schulsekretariat der Städt. Gesamtschule eine_n

Schulsekretär_in (m/w/d)

unbefristet in Teilzeit mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 37,5 Stunden.

Aufgabengebiete:

Allgemeine Sekretariatsaufgaben

• Abwicklung des Publikumsverkehrs
• Telefondienst
• Bearbeitung von Post und Korrespondenzen
• Beratung und Information von Schülerinnen und Schülern, Lehrkräften und Eltern
• Ausstellung von Beglaubigungen und Bescheinigungen

Schulleitungsangelegenheiten

• Sekretariatsarbeiten für die Schulleitung
• Mitwirkung bei organisatorischen Vorbereitungen: Prüfungen, Sonderveranstaltungen, Konferenzen, Einstellungsverfahren, Elternsprechtagen u. a.

Schülerangelegenheiten

• Zuarbeitende Tätigkeiten bei der Schulstatistik
• Mithilfe beim Anmeldeverfahren
• Verwaltung der Schülerdaten und Datenpflege
• Formularwesen
• Zuarbeit für die Bearbeitung von Schülerfahrkosten

Allgemeine Schulverwaltungsarbeiten

• Rechnungsprüfung
• Kontenüberwachung
• Inventarverwaltung
• Zuarbeit bei kleineren Vergaben

Wir bieten Ihnen:

• eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet.
• eine leistungsgerechte Vergütung nach EG 6 TVöD. Vorbeschäftigungszeiten, die eine entsprechende Berufserfahrung in diesem Aufgabenbereich vermittelt haben, können bei der Einstufung berücksichtigt werden.
• eine moderne und gut ausgestattete Einrichtung
• Mit einer betrieblichen Altersvorsorge sorgen wir auch über das Renteneintrittsalter hinaus für unsere Beschäftigten
• eine zusätzliche leistungsorientierte Bezahlung
• interessante Fortbildungsmöglichkeiten
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement und einen psychologischen Beratungsdienst für Mitarbeiter_innen und deren Angehörige
• Für Mitarbeitende der Stadtverwaltung mit Erziehungsverantwortung, die außerhalb von Haan wohnen und für ihr Kind keinen Kita- oder OGS-Platz haben, besteht die Möglichkeit, ihr Kind in einer Kita und/oder OGS in Haan betreuen zu lassen, wenn die Haaner Kinder versorgt sind.
• Zusammen mit einer psychologischen Beratungsstelle bietet die Stadtverwaltung Haan allen Mitarbeitenden und ihren unmittelbaren Familienangehörigen rund um die Uhr individuelle Beratungsleistungen in allen Lebenslagen an. Dies umfasst Hilfe bei Fragen und Problemen wie z.B. aus den Bereichen Gesundheit, Krankheit, Arbeit und Familie sowie sozialen Fragestellungen.

Erwartet werden:

• Qualifikation des Verwaltungsangestelltenlehrgangs I bzw. einer Beamtin/eines Beamten des nichttechnischen Dienstes in der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt (ehemaliger mittlerer Dienst) oder alternativ Abschluss einer Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. Bürokommunikation; Industriekauffrau/Industriekaufmann oder vergleichbar)
• eine mindestens mehrjährige Berufserfahrung im Sekretariat / kaufmännischen Bereich
• Interesse am Umgang mit Kindern und Jugendlichen
• Freundliches und kompetentes Auftreten sowie Kommunikations- und Teamfähigkeit
• Fähigkeit, Aufgaben mit organisatorischem Geschick selbständig und flexibel zu erledigen
• Umsicht, Belastbar-, Teamfähig- und Zuverlässigkeit
• Gute Microsoft Office Kenntnisse
• Sichere Beherrschung geltender Rechtschreib- und Grammatikregeln
• Bereitschaft zur Teilnahme an Fortbildungen

Während der Schulzeit muss das Sekretariat montags bis donnerstags grundsätzlich in der Zeit von 07.30 – 15.30 Uhr, freitags von 07.30 – 13:30 Uhr besetzt sein, wobei Zeiten am Nachmittag ab 14.30 Uhr im Wechsel mit der Kollegin und in Abstimmung mit der Schulleitung erfolgen können. An bestimmten vorher festgelegten Tagen (Anmeldungen, Projektwoche, Einstellungsverfahren etc.) ist ein Arbeitseinsatz auch außerhalb der vorgenannten Zeiten erforderlich. Darüber hinaus ist der Einsatz im Rahmen der wöchentlichen Arbeitszeit in Abstimmung mit Schul- und Abteilungsleitung flexibel gestaltbar, so dass auch Zeiten in den Ferien durch Mehrarbeit in der Schulzeit raus gearbeitet werden können. Der Jahresurlaub ist grundsätzlich an die Schulferien gebunden.

Chancengleichheit, Diversität und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf sind Teil der gelebten Personalpolitik der Stadtverwaltung Haan. Wir freuen uns daher über Ihre Bewerbung, unabhängig Ihres Alters, Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Religion, Behinderung oder sexuellen Identität. Die Stadt Haan verfolgt das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern. Auswahlentscheidungen werden nach den Bestimmungen des Landesgleichstellungsgesetzes sowie des Gleichstellungsplanes der Stadt Haan getroffen.

Für allgemeine Informationen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung, Frau Pavlekovic, Tel.: 02129/911-131.Fachliche Fragen beantwortet Ihnen die Abteilungsleiterin des Amtes für Schule und Sport, Frau Franz, Tel.: 02129/911-412.

Sollten Sie Interesse an dieser Tätigkeit haben, übermitteln Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen (einschließlich aller Nachweise über Ausbildungs-/Studienabschlüsse) bitte ausschließlich mittels des Onine-Formulars auf unserer Homepage bis zum 14.04.2024