Sach­be­ar­bei­ter/in für den Emp­fang

Sie sind auf der Suche nach einer neuen beruflichen Herausforderung und lieben es, den ersten Eindruck zu gestalten? Sie haben ein Händchen für Kommunikation und einen ausgeprägten Sinn für Organisation? Dann suchen wir genau Sie! Die Gemeinde Alpen sucht schnellstmöglich eine engagierte und verantwortungsbewusste Persönlichkeit, die uns am Empfang im Rathaus unterstützt. Wir bieten nicht nur eine abwechslungsreiche Tätigkeit, sondern auch eine Reihe von attraktiven Benefits, um den Arbeitsalltag angenehm zu gestalten. Wenn Sie diese Fähigkeiten besitzen, bereit für eine neue Herausforderung sind und im Team mit einer weiteren Kollegin zusammenarbeiten möchten, dann freuen wir uns darauf, Sie als

Sachbearbeiter/in für den Empfang (m/w/d)

im Büro des Bürgermeisters mit einer Teilzeitbeschäftigung von 27 Stunden wöchentlich und in einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu begrüßen.

Was wir bieten:

• Eine vielseitige und eigenverantwortliche Tätigkeit an einem sicheren Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst. Sie werden mit einer abwechslungsreichen Palette von Aufgaben betraut, die Ihnen die Möglichkeit bieten, sich in einem sicheren Umfeld zu entfalten
• Eine leistungsgerechte Bezahlung entsprechend dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) bis Entgeltgruppe 6 TVöD. Die individuelle Eingruppierung erfolgt nach Prüfung der persönlichen Voraussetzungen und Qualifikation. Vorbeschäftigungszeiten, die eine Berufserfahrung im gesuchten Aufgabengebiet vermittelt haben, können im Einzelfall bei der Eingruppierung berücksichtigt werden
• Eine einmalige Jahressonderzahlung im November, eine leistungsorientierte Bezahlung, eine betriebliche Altersvorsorge ohne Eigenanteil, tariflicher Jahresurlaub, arbeitsfrei an Brauchtumstagen (Rosenmontag, 24.12. und 31.12.) sowie ein zusätzlicher freier Tag an Ihrem Geburtstag
• Flexible Arbeitszeiten: Wir wissen, dass jeder Mitarbeiter individuelle Bedürfnisse und Verpflichtungen hat. Daher bieten wir flexible Arbeitszeiten in einer Rahmenarbeitszeit von 6.00 Uhr bis 19.00 Uhr an, um eine gute Work-Life-Balance zu ermöglichen. So kann die Arbeit optimal mit dem Privatleben vereinbart werden. Hierzu gehört auch grundsätzlich die Möglichkeit, die Wochenarbeitszeit auf 4-Tage pro Woche zu verteilen
• Homeoffice: Wir unterstützen moderne Arbeitsmodelle an digitalisierten Arbeitsplätzen und bieten für diesen Arbeitsplatz grundsätzlich die Möglichkeit zum Homeoffice in Absprache mit dem Fachbereichsleiter. Das gibt die Flexibilität, von zu Hause aus zu arbeiten und den Arbeitstag selbst zu gestalten
• Weiterbildungsmöglichkeiten: Wir legen Wert auf persönliche und berufliche Weiterentwicklung. Daher bieten wir regelmäßig Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie Möglichkeiten der Weiterbildung nach dem Arbeitnehmerweiterbildungsgesetz an, damit Fähigkeiten erweitert und neue Kenntnisse erworben werden können
• Mitbringen eines Hundes: Wir wissen, dass Hunde eine wichtige Rolle im Leben vieler Menschen spielen. Deshalb ermöglichen wir es, nach Absprache mit dem Fachbereichsleiter und den direkten Kolleginnen und Kollegen, den eigenen Hund mit zur Arbeit zu bringen, damit Sie sich noch wohler fühlen und Ihr vierbeiniger Begleiter Sie den Tag über begleiten kann
• Parkplätze: Wir bieten einen kostenfreien Parkplatz in der Nähe des Rathauses
• Betriebliche Gesundheitsförderung: Wir setzen auf Ihre Gesundheit und unterstützen Sie mit Maßnahmen wie z. B. Zuschüssen zu Fitnessstudios, einer jährlichen Grippeschutzimpfung oder einem betrieblichen Massageangebot
• Wir bieten einen zinslosen Gehaltsvorschuss zur privaten Anschaffung eines (Elektro-)Fahrrades

Ihr Aufgabengebiet:

• Zentrale/r Ansprechpartner/in für Besucherinnen und Besucher des Rathauses
• Erteilung von Auskünften am Empfang und am Telefon und Vermittlung an die entsprechenden Sachbearbeiter/innen sowie Erfassen und Weiterleitung von Rückrufbitten
• Posteingangsbearbeitung (inkl. Pakete) einschließlich Scannen (digitale Erfassung) der Posteingänge (Schriftgut) nach dem einheitlichen Aktenplan in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
• Bearbeitung des zentralen Mail-Posteinganges der Verwaltung und ggfs. Übernahme in das DMS
• Einscannen bzw. Weiterleiten der eingehenden Rechnungen in einen elektronischen Rechnungseingangsworkflow
• Postausgangsstelle (Frankierung und Versand der Ausgangspost (Briefe und Pakete) unter Berücksichtigung der Versandbestimmungen)
• Mitwirkung bei der Vorbereitung von Besprechungen und Sitzungen
• Abrechnung von Reisekosten und Fahrtenbüchern
• Sachbearbeitung Zentrale Dienste (z.B. Beschaffung und Verwaltung Büromaterial, Verwaltung von Dienstsiegeln, Beschaffung von Dienstausweisen, Beschaffung Reinigungsmittel) inkl. Rechnungsabwicklung inklusive Buchungen
• Fahr- und Botendienst (Post) im Vertretungsfall für den Hausmeister oder Sonderfahrten

Eine Änderung der Aufgabengebiete bleibt vorbehalten.

Ihre Qualifikation:

• Ein erfolgreicher Abschluss als Verwaltungswirt/in (m/w/d) oder Verwaltungsfachangestellte/r (m/w(d) oder
• Eine kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufleute für Büromanagement (m/w/d), Bürokaufleute (m/w/d)). Die Bereitschaft zur Teilnahme und Abschluss am berufsbegleitenden Verwaltungslehrgang I (Basislehrgang Dauer: 3 Monate) wäre wünschenswert
• Freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten verbunden mit Kontaktfreudigkeit im Umgang mit Bürgerinnen und Bürgern sowie Gästen
• Eine hohe Einsatzbereitschaft, Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Eigeninitiative, Selbständigkeit sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• ausgeprägte Service- und Dienstleistungsbereitschaft
• Flexibilität in der Aufgabenwahrnehmung
• Kommunikationsstärke
• Bereitschaft zur Fortbildung
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office-Tools und die Bereitschaft, sich schnell in bestehende und neue digitale Tools einzuarbeiten
• Führerschein Klasse B
• Erfahrungen im Bereich Empfang/Telefonzentrale wären wünschenswert

Hinweis:

Bewerbungen schwerbehinderter Personen sowie gleichgestellter behinderter Personen im Sinne des § 2 SGB IX sind ebenso erwünscht und werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt. Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.

Wir bekennen uns ausdrücklich zu Vielfalt in unserem Arbeitsumfeld und freuen uns über die Bewerbung aller Talente - unabhängig von Alter, Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität. Bewerber/innen, die Tätigkeiten für das Allgemeinwohl (z.B. Mitgliedschaft in einer freiwilligen Feuerwehr) ausüben, werden bei ansonsten gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Nähere Auskünfte zum Aufgabengebiet erteilt Ihnen gerne der Leiter des Büros des Bürgermeisters, Herr André Emmerichs, Telefon: 02802/912-120 und für personalrechtliche Fragen Frau Sabine Peters, Tel.: 02802/912-145.

Interessenten/-innen werden gebeten, ihre Bewerbung bis spätestens 07.04.2024 elektronisch über das Bewerberportal der Gemeinde Alpen unter

https://www.alpen.de/de/inhalt/jobs-karriere/ zu übermitteln. Anderweitige Formen der Übermittlung können leider nicht berücksichtigt werden.

Kosten aus Anlass der Bewerbung und eines eventuellen Vorstellungsgesprächs, insbesondere Reisekosten, werden nicht erstattet.

Es wird bereits jetzt darauf hingewiesen, dass das Vorstellungsgespräch für die ausgeschriebene Stelle voraussichtlich in der 18. Kalenderwoche 2024 stattfindet.