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Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, befristet zur Vertretung bis zum 31. Dezember 2024 für das Referat Internationale Zusammenarbeit eine/-n Sachbearbeiter/-in im Referat Internationale Zusammenarbeit (m/w/d).

Das Referat Internationale Zusammenarbeit koordiniert und entwickelt das europäische und internationale Engagement der Stadt Leipzig. Ihm unterliegen die Förderung und Pflege der Beziehungen zu Partner- und Kooperationsstädten sowie international tätigen Institutionen weltweit.

Das bieten wir

• eine befristete, nach der Entgeltgruppe 8 TVöD bewertete Stelle in Vollzeit
• einen Arbeitsplatz im Herzen einer von hoher Lebensqualität, sozialer und kultureller Vielfalt geprägten Stadt mit mehr als 620.000 Einwohnerinnen und Einwohnern
• eine vielseitige Aufgabe mit internationalem Bezug
• Möglichkeit, tageweise im Homeoffice oder mobil zu arbeiten
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• zusätzlich drei Tage Bildungsförderung im Kalenderjahr
• eine Jahressonderzahlung und eine zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• ein bezuschusstes Job-Ticket der Leipziger Verkehrsbetriebe

Das erwartet Sie

• Pflege internationaler Angelegenheiten, unter anderem:
• technische und organisatorische Vorbereitung von Dienstreisen des Oberbürgermeisters und seinen Stellvertreterinnen und Stellvertretern, Referatsleiterinnen und Referatsleitern, Referentinnen und Referenten sowie städtischer Delegationen
• Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen, inklusive Vorrecherche der Flüge, Transporte, Kosten und Vorschüsse
• Koordinierung der Reiseorganisation in Abstimmung mit der Reisestelle und weiteren Partnerinnen und Partnern sowie lokales Transportmanagement
• eigenständige Vorbereitung von Materialien und Unterlagen für die Dienstreisen bis hin zur Endredaktion der Teil- und Gesamtprogramme
• eigenständige Buchungen und Reservierungen sowie Unterstützung bei Abholung, Empfang und Begleitung der Delegationen
• eigenverantwortliche Ausführung aller Überwachungsaufgaben und der damit verbundenen Arbeiten, dazu zählen:
• eigenverantwortliche Korrespondenz auf Deutsch und vereinzelt auch auf Englisch
• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
• Terminmanagement, Controlling von Terminfristen und Führen eines Aktivitätenkalenders, der Adressdatei und weiterer Übersichten des Referats
• Geschenkemanagement für offizielle Anlässe
• Beschaffung und Inventarisierung
• Führen der Handkasse sowie Protokollführung
• Betreuung von Gästen und Publikumsverkehr
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Veranstaltungen, wie Konferenzen und Tagungen durch Raumbuchungen, Einholen von Angeboten für Technik, Dolmetscherinnen und Dolmetschern und Catering sowie Absicherung eines reibungslosen Ablaufes vor Ort
• Bearbeitung von Vorlagen und eigenverantwortliches Einstellen in Allris
• Betreuung der Auszubildenden und Praktikantinnen und Praktikanten im Referat

Das bringen Sie mit

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r, Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann, Kauffrau/-mann für Bürokommunikation, Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Abschluss der Angestelltenprüfung I oder ein vergleichbarer Berufsabschluss mit einer Ausbildungsdauer von mindestens drei Jahren
• einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich sowie im Reisemanagement oder Veranstaltungsmanagement
• sehr gute Deutschkenntnisse und anwendungsbereite Englischkenntnisse zur Kommunikation mit Partnerinnen und Partnern im In- und Ausland
• eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise
• gute kommunikative Fähigkeiten und ein sicheres, dienstleistungsorientiertes Auftreten
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Flexibilität, Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und eine hohe Belastbarkeit
• Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld
• ein hoher Grad an Digitalkompetenz und Interesse, die Digitalisierung im eigenen Anwendungsbereich weiterzuentwickeln

Hinweise

Wir wertschätzen Vielfalt und möchten, dass sich die Stadtgesellschaft auch in unserer Belegschaft widerspiegelt. Wir begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/ Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Schwerbehinderte und ihnen Gleichgestellte haben die gleichen Chancen wie Bewerberinnen und Bewerber ohne Behinderung.

Ihre Bewerbung

Bitte lesen Sie vor einer Bewerbung unsere Hinweise zum Stellenbesetzungsverfahren.

Bitte beachten Sie, dass wir unsere Stellen nur nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung besetzen dürfen. Wir können Sie daher im weiteren Verfahren nur dann berücksichtigen, wenn Sie uns Nachweise hierüber vorlegen.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit:

• Bewerbungsschreiben
• tabellarischem Lebenslauf
• Nachweis über die erforderliche berufliche Qualifikation
• Kopien von qualifizierten Dienst-/ Arbeitszeugnissen/ Beurteilungen/ Referenzschreiben

Bitte geben Sie bei Ihrer Bewerbung die Stellenausschreibungsnummer 01 08/23 08 an und nutzen Sie dafür das Online-Bewerber-Portal.

Sollten Sie noch Fragen haben, dann beantworten wir Ihnen diese gern. Ansprechpartnerin für diese Ausschreibung ist Irina Wirt, Recruiterin, Telefon: 0341 123-7874.

Ausschreibungsschluss ist der 6. September 2023.