Sachbearbeiter Facility Management (M/W/D)

Jobbeschreibung

Die XIAO Gruppe ist eine mittelständige, inhabergeführte Unternehmensgruppe im Bereich der Immobilienwirtschaft und Gastronomie mit Hauptsitz in Gelsenkirchen. Zu unserem Immobilienbestand, welchen wir durch die Entwicklung von Neubauobjekten und durch Ankäufe ständig weiter ausbauen, gehören gewerblich genutzte Objekte vorrangig in der Gastronomie. In unseren XIAO Restaurants begeistern wir monatlich rund 90.000 Gäste und generieren einen monatlichen Umsatz von gerundet 2.300 TEUR. Mit viel Leidenschaft und Herzblut treiben unsere rund 400 Mitarbeiter die Expansion in der Gastronomie voran. Wir haben ehrgeizige Zukunftspläne und wollen das starke Wachstum der vergangenen Jahre fortsetzen, indem wir für die kommenden zwei Jahre die Verdopplung des Gastronomieumsatzes sowie die Realisierung von Investitionen vornehmlich in Immobilien in Höhe von 15.000 TEUR anstreben.

Die Grundsteine hierfür sind bereits gelegt – daher suchen wir zur tatkräftigen Unterstützung für unseren

Hauptsitz in Gelsenkirchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sachbearbeiter Facility Management (m/w/d).

Diese Tätigkeiten erwarten Sie bei XIAO:

• Mitwirkung bei der Betreuung von größeren Bau- und Sanierungsprojekten
• Enge Zusammenarbeit mit den Kollegen aus dem Real Estate und Facility Management
• Telefonischer und schriftlicher Kontakt mit Betriebsleitern und Lieferanten inklusive Bearbeitung der Geschäftskorrespondenz im zugewiesenen Arbeitsumfeld
• Ausschreibung, Bearbeitung, Vergabe und Überwachung von Neubau- und Instandhaltungsmaßnahmen in Zusammenarbeit mit dem Head of Real Estate Management
• Mitarbeit an Baugenehmigungsverfahren und Koordination fachlich beteiligter Planungsbüros und Behörden
• Ansprechpartner für Planungsbüros, Gewerke, Behörden, externe Dienstleister
• Kommunikation mit Bau- und Wartungsfirmen
• Pflege des bestehenden digitalen Ablagesystems aller bautechnischen Dokumente
• Rechnungsprüfung, Pflege und Weiterentwicklung der Anlagenaufstellung
• Überwachung von Wartungs-, Prüf- und Gewährleistungsfristen
• Pflege des Wartungskalenders inkl. Reporting Funktion
• Überwachung und Koordination der Termine sowie Serviceaufträge
• Organisation der Brandschutzhelfer und Unterstützung des Brandschutzbeauftragten
• Bereits bestehende Prozesse beschreiben und weiterentwickeln
• Korrespondenz, Protokolle und Aktenvermerke erstellen
• Dokumente und Formulare für interne Prozesse zusammenstellen
• Terminkoordination für Besprechungen

Stellenanforderungen

• Erfahrungen in kaufmännischen oder technischen Berufsfeldern wünschenswert, idealerweise aus dem Bereich der Bau- und Haustechnik
• Erste Erfahrungen in der Planung und Begleitung von Bauvorhaben
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Excel, Word, Outlook)
• Kenntnisse im Umgang mit AutoCad (oder vergleichbarer Software) wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig
• Sehr gute schriftliche und sprachliche Ausdrucksfähigkeit
• Hohes Engagement und Verantwortungsbewusstsein
• Freude an der Zusammenarbeit im Team und gute Kommunikationsfähigkeit

Das bieten wir Ihnen:

• Unbefristeter, langfristiger und sicherer Arbeitsplatz in einer expandierenden, zukunftsorientierten und gesunden mittelständischen Unternehmensgruppe
• Flexible Arbeitszeiten
• 30 Urlaubstage
• Ein überdurchschnittliches und wettbewerbsfähiges Gehalt
• Eigenverantwortliche Arbeit mit einem breiten Aufgabenspektrum und Mitgestaltungsmöglichkeiten
• Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene Kommunikationskultur
• Moderne Arbeitsplätze in einem dynamischen Umfeld
• Kostenlose Parkmöglichkeiten sowie bei Bedarf ein Jobticket