Projektmanager*In Event Und Gästemanagement

Intro

Der Falling Walls Science Summit ist das "Flagship Event" der Falling Walls Foundation. Der Science Summit bietet den zukunftsorientiertesten Wissenschaftler:innen und mutigsten Visionär:innen der Welt eine Bühne, um ihre wissenschaftlichen Durchbrüche aus einem möglichst breiten Spektrum von Disziplinen zu präsentieren. Mit dem Ziel, gemeinsames Lernen und neue Verbindungen durch Überbrückung von Grenzen und Disziplinen zu fördern, versammelt der dreitägige Science Summit Forscher:innen, Denker:innen und Entscheidungsträger:innen aus Wissenschaft, Wirtschaft und Politik sowie aufstrebenden Talenten aus aller Welt.

Als

Projektmanager*in Event & Gästemanagement

bringst Du mit Deinen hervorragenden organisatorischen Fähigkeiten und Wissen, Menschen zusammen, um ein außergewöhnliches Erlebnis für unsere Gäste und das Publikum zu schaffen - physisch und/oder digital.

Wir suchen zum 17.04.2024 oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein:e Projektmanager:in für zunächst ein Jahr mit der Option auf Verlängerung. Die Stelle ist auf 40h ausgelegt.

Aufgaben

• Strategische Entwicklung und Umsetzung des Einladungs-, Gäste- und Speaker-Managements für den Falling Walls Science Summit in Zusammenarbeit mit der CRM Verantwortlichen und der Direktorin Events Science Summit
• Steuerung der Bereiche Registrierung(-tool), Ticketing und Gästemanagement
• Strategische Planung und Umsetzung der Teilnehmenden Experience von Registrierung, Anreise, über Akkreditierung, Wegeleitung zwischen den Veranstaltungsformaten und Vor-Ort Koordination der Speaker- und Gästeteams
• Speaker-Management inkl. Reise- und Hotelhandling
• Aufbereitung und Auswertung der Teilnehmendenstatistiken
• Abrechnung Hotels und Reisekosten
• Abstimmung und Koordination der Schnittstellen mit dem Partnermanagement, Marketing- und Finanzteam, sowie mit den beauftragten Agenturen und Firmen

Anforderungen

• Du hast 2-3 Jahre Erfahrung im Veranstaltungs- oder Projektmanagement. Ein abgeschlossenes Studium im Bereich Eventmanagement, Kommunikation oder einem verwandten Fach sind von Vorteil
• Du hast bereits mit Gästemanagement-Tools gearbeitet und kannst auch komplexe Anmeldeprozesse erdenken und entwickeln
• Du bist ein Excel- und Zahlen-Fan und verhandelst gern die besten Konditionen
• Du bist ein (Selbst-) Organisationstalent
• Du arbeitest gut und gerne mit verschiedenen Stakeholdern in- und extern
• Du hast hervorragende organisatorische Fähigkeiten, starke Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten
• Du sprichst und schreibst verhandlungssicher und fließend Englisch und Deutsch
• Du begeisterst dich für den Themenbereich Wissenschaft und Innovation

Du erfüllst nicht jeden Punkt auf der Anforderungsliste? Bewerbe dich gern trotzdem, denn Lernbereitschaft- und -fähigkeit sind uns viel wichtiger.

Benefits

Warum wir?

• eine enge Zusammenarbeit mit einem spannenden internationalen Netzwerk
• die Möglichkeit, dich aktiv in das Projekt einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• ein attraktives Arbeitsumfeld in einer international agierenden, gemeinnützigen Organisation
• ein motiviertes und diverses Team mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungsschätzen
• die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten - in Bürotag pro Woche ist geplant
• regelmäßige Teamevents und ein wunderschönes grünes Büro in Berlin-Mitte
• eine NGO-kompetitive Vergütung in Anlehnung an den TvÖD
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche im Jahr + 2 zusätzliche Urlaubstage am 24.12. und 31.12.
• einen Zuschuss zu einer Urban Sports Mitgliedschaft