Mitarbeiter*In im Sekretariatsdienst (m/w/d) Teilzeit 50% in Rosenheim

Für den ver.di-Bezirk Rosenheim suchen wir ab sofort eine/n Mitarbeiter*in (m/w/d) mit erweiterten Sekretariatsaufgaben in Teilzeit 19 Std./Wo.

Kompetenzen:

• Freude am Umgang mit Mitgliedern
• Fähigkeit auch mit schwierigen Mitgliedern umzugehen
• Bereitschaft zur Teamarbeit
• Flexibilität um Vertretungen auch bei anderen Aufgaben im Bezirk zu übernehmen

Anforderungsprofil:

• Eine abgeschlossene Berufsausbildung von mindestens drei Jahren oder vergleichbare Berufserfahrung
• Kenntnisse im Umgang mit MS-Office (insb. Word, Excel und Outlook)
• Bereitschaft zur Qualifizierung
• Praktische Erfahrungen bei der Betreuung und Information von Mitgliedern
• Kommunikative und soziale Kompetenz

Stellenbeschreibung / Aufgabenschwerpunkte:

• Anfragen, Anträge und Beschwerden entgegennehmen, Anliegen klären, an zuständige Stelle weiterleiten
• Beratungstermine vergeben, Beratungsgespräche vorbereiten
• eigenständige und abschließende Bearbeitung von Standardanfragen
• Auskünfte zu ver.di (Leistungen, Struktur, Zuständigkeiten etc.) erteilen, Informationsmaterial zusenden
• Posteingang und Postausgang
• Eigenständige Beantwortung im Rahmen der Vorgaben
• Verteiler aufbauen und pflegen

Organisatorische Zuarbeit

• Vorbereiten von Sitzungen und Besprechungen einschließlich Zusammenstellung der Unterlagen
• Führen des Protokolls
• Beschaffen, Auswählen und ggf. Aufbereiten der vom Vorgesetzten benötigten Informationen im Rahmen definierter Vorgaben
• Eigenständige Bearbeitung von Standardsachverhalten im Zuständigkeitsbereich
• Terminplanung, Überwachung und Koordination

Schriftverkehr

• Erstellen von Briefentwürfen und/oder Mails
• Schreibarbeiten eigenständig
• Textbearbeitung von Standardtexten
• Eigenständige Text- und Präsentationsgestaltung nach häufig wechselnden Vorgaben (Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen)

Telefonanfragen

• Telefonvermittlung an zuständige/n Bearbeiter*in
• Telefonauskünfte im eigenen Zuständigkeitsbereich

Büroverwaltende Tätigkeiten

• Allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Materialbestellung, Versand von Informationsmaterial,
• Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet), etc.)
• Wiedervorlagen
• Ablage

Allgemeine organisatorische Tätigkeiten

• Reiseplanung und Organisation
• Bestellen von Räumen, Organisation der Bewirtung
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen,

MIBS (Mitgliederdatenbank: wird geschult)

• Abfragen aller Art
• Bearbeitung aller Daten

Auswertungen

• Bestehende Statistiken abrufen und ggf. grafisch aufbereiten, Selektionen vornehmen
• Tabellen führen und ggf. grafisch aufbereiten

Rechnungswesen

• Reisekostenabrechnung erstellen und/oder überprüfen
• Vorprüfung von Rechnungen
• Einfache Abrechnungen (Sachmittel etc.) erstellen
• Kostenstellen ermitteln und eintragen
• Zuarbeit zum Controlling im eigenen Zuständigkeitsbereich

Schwerbehinderte werden, wenn ihre Qualifikation dem Anforderungsprofil entspricht, bevorzugt berücksichtigt.

Bereitgestellt in Kooperation mit der Bundesagentur für Arbeit.