Assistent*in || Veranstaltungs- & Eventmanagement

Intro

Wir gestalten Wandel nachhaltig.

Digitalisierung, Energiewende, Mobilität – uns bewegen die Themen der Zukunft. Seit mehr als 25 Jahren gestalten wir komplexe Veränderungsprozesse in Politik, Gesellschaft und Wirtschaft. Dabei kombinieren wir strategische Beratung, moderne Kommunikation und Partizipation. ifok ist Teil der internationalen Cadmus Group und beschäftigt mehr als 300 Mitarbeiter:innen in Bensheim, Berlin, Düsseldorf, Hamburg, München und Brüssel. Klingt spannend? Ist es auch.

Für die professionelle Umsetzung unserer Veranstaltungsformate haben wir mit ifok.Veranstaltungsdesign & -management ein internes Team aus Veranstaltungsexpert:innen, die die verschiedenen Formate & Methoden von der Konzeption, über die Vorbereitung und Durchführung bis hin zur sauberen Nachbereitung verantworten. Dabei ist Abwechslung garantiert: Unsere Assistent:innen arbeiten mit den jeweiligen Projektteams zusammen, tauchen so immer wieder in neue Themengebiete ein, erhalten spannende Einblicke in kleine und große Projekte und können für verschiedene veranstaltungsbezogene Aufgabenfelder zum Einsatz kommen.

Aufgaben

• Operative Unterstützung der Kolleg:innen in der gesamten Veranstaltungsplanung, organisatorischen Vorbereitung und Umsetzung von Bürgerdialogen, Konferenzen, Infomärkten und weiteren Veranstaltungen (analog, virtuell, hybrid) im Rahmen unserer Dialog- und Stakeholderprozesse
• Einladungs- und Teilnahmemanagement, Ansprechpartner:in für Teilnehmende bei Rückfragen per Postfach- und Hotline-Betreuung
• Recherche, Abstimmung und Koordination der Veranstaltungsorte und sämtlicher an einer Veranstaltung beteiligter Dienstleister:innen
• Einholen und Prüfen von Angeboten und Angebotsvergleich unter Einhaltung der Budgetvorgaben
• Vorbereitung von Regieplänen und der Veranstaltungsmaterialien
• Teilnahme an Veranstaltungen und Ansprechpartner:in vor Ort
• Gewährleistung eines einheitlichen und reibungslosen Ablaufs vor Ort
• Unterstützung der stetigen Weiterentwicklung und des Wissenstransfers innerhalb des Teams
• Aufsetzen und Betreuung von interaktiven Veranstaltungstools
• Technische Assistenz bei Online- und hybriden Veranstaltungen sowieMonitorings im Rahmen von veranstaltungsbezogenen Projekten
• Zuarbeit und Recherchen für (Angebots-)Texte

Anforderungen

• Abgeschlossenes Studium oder abgeschlossene Ausbildung, bevorzugt im Bereich Veranstaltungs- oder Eventmanagement
• Erste Erfahrung im Projektmanagement und der Planung und Umsetzung von verschiedenen Veranstaltungsformaten (analog, virtuell, hybrid)
• Kenntnisse über gängige Sicherheitskonzepte und aktuelle Rechtsgrundlagen im Eventmanagement sind von Vorteil
• Ausgeprägtes Interesse an gesellschaftlichen Zusammenhängen
• Einen sicheren Schreibstil, ausgeprägte Organisationsfähigkeit, hohe Kunden- und Dienstleistungsorientierung
• Sehr gute Kenntnisse der Office-Programme (Word, PowerPoint, Excel, etc.) sowie gute Englischkenntnisse
• Idealerweise Führerschein Klasse B

Benefits

• Individuelle Förderung durch: Onboarding, Mentoring, Feedbackgespräche, ifok.Academy und Talentkonferenzen
• Flexible Arbeitszeiten durch: Mobiles Arbeiten,Vertrauensarbeitszeit, Verschiedene Teilzeitmodelle und ein Überstundenausgleichsmodell
• Anerkennung durch: 30 Tage Jahresurlaub, Regelung bei Sonderurlaub, Betriebliche Altersvorsorge, Aufmerksamkeit bei Jubiläen, Hochzeit und Geburt, Vermittlungsbonus für das Werben neuer Mitarbeiter:innen, Sonderzahlung, Mitarbeitendenunterstützungsprogramm und ein Jobrad
• Regelmäßige Kommunikation durch: Unternehmensweite Zusammenarbeit über Microsoft Teams und Yammer, Mitarbeiterbeteiligung in Form von „ifok denkt ifok“, Intranet, Monatssrunde = regelmäßiger Austausch mit der Geschäftsführung und ifok.Coffeebreak = virtuelle Kaffeepause
• Events: Campus und Weihnachtsfeier mit allen Kolleg:innen
• Immer gut versorgt: Kaffe & Tee, Wasser und Süßigkeiten