Assistent*in der Geschäftsführung

Intro

Sie unterstützen unser 25-köpfiges Team sowie die Geschäftsführung der deutschen Standorte von Technopolis kaufmännisch-administrativ bei der Umsetzung unserer wissenschaftsbasierten Politikberatungsprojekte. Gemeinsam mit einer weiteren Kollegin in der Projektassistenz arbeiten Sie direkt der Geschäftsführung und den Projektteams zu. Dabei kooperieren Sie auch mit dem Office Management in den Schwesterbüros von Technopolis innerhalb und außerhalb Europas.

Aufgaben

• Aufgaben der laufenden Monatsbuchhaltung, Ansprechpartner*in bei Fragen/Abstimmungen mit dem Steuer- und Lohnbüro
• Rechnungs- und Zahlungsmanagement (Buchung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Reisekosten, Zahlungsanweisungen etc.)
• Vorarbeiten zu Jahresabschluss und Bilanzierung gemeinsam mit dem Steuerbüro der Technopolis Deutschland GmbH (Rechnungsabgrenzung, inter-office-Balances der TG, Informationen zu Projekten, offenen Zahlungen etc)
• Pflege der Liquiditätsplanungstools in Abstimmung mit der Geschäftsführung;
• Aufgaben der HR-Administration (Führen der Personalakten, Ansprechpartner*in der Lohnbuchhaltung des Steuerbüros, Bearbeitung von AU-Meldungen)

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung/Studium oder alternativ nachgewiesene Kenntnisse
• Einschlägige Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise in einer international tätigen Organisation
• Exzellente Organisationsfähigkeiten sowie eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Tatkräftige, hilfsbereite und pragmatische Arbeitseinstellung
• Freude am Umgang mit Menschen in einem internationalen Umfeld und unterschiedlichen kulturellen sowie sprachlichen Hintergründen
• Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (in Wort und Schrift)

Benefits

• Unbefristete Anstellung mit attraktivem Fixgehalt & Gewinnbeteiligung, 30 Tage Urlaub pro Jahr
• Wir ermöglichen eine flexible Arbeitsweise mit Home Office und individuellen Teilzeitmodellen, unkomplizierte Prozesse und bieten einen attraktiven mobilfähigen Arbeitsplatz mit MacBook & iPhone
• Wir bieten ein sinnstiftendes, internationales und thematisch breit aufgestelltes Arbeitsumfeld
• Wahlweise betriebliche Zuschüsse für den öffentlichen Nahverkehr oder eine Urban Sports Club-Mitgliedschaft sowie Unterstützungsformate (Buddying, Mentoring) runden das Angebot ab
• Als innovatives Unternehmen fördern wir die Weiterentwicklung unserer Mitarbeitenden. Wir fördern Selbständigkeit und Eigeninitiative für den Ausbau und die Weiterentwicklung unserer Aktivitäten durch flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur
• Wir legen Wert auf eine angenehme Arbeitsatmosphäre und leben dies z.B. durch regelmäßige Teamevents, inkl. mehrtägigem Jahrestreffen aller Kolleg*innen der Büros weltweit. Wir pflegen den Austausch mit unseren Schwesterbüros in Europa, Afrika und Lateinamerika
• Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität