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Form der ArbeitZur Unterstützung des Präsidenten in der Geschäftsstelle in Berlin suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Assistent:in – Büro des Präsidenten
Wir suchen kluge Köpfe, die mit uns neues Wissen schaffen.
Werden Sie Teil der Geschäftsstelle der Helmholtz-Gemeinschaft! Mit rund 100 Mitarbeiter:innen gestalten wir die Strategieentwicklung von Helmholtz und koordinieren die wettbewerblichen Prozesse zur Ausrichtung und Finanzierung unserer Forschung. Dabei reagieren wir dynamisch auf drängende Herausforderungen. Wir informieren über die Helmholtz-Gemeinschaft und vertreten die Interessen der Wissenschaft gegenüber der Politik.
Wir stehen so für eine starke Gemeinschaft aus 18 Zentren mit mehr als 45 000 Mitarbeiter:innen und weltweit einmaligen Versuchsanlagen. Zusammen leisten wir Spitzenforschung – und liefern Technologien und Lösungen für die Welt von morgen.
An der Spitze der Helmholtz-Gemeinschaft steht ein hauptamtlicher Präsident.
- Eine interessante und anspruchsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle zwischen Forschung, Politik und Wirtschaft
- Einen zunächst auf zwei Jahre befristeten Arbeitsvertrag mit der Möglichkeit der anschließenden Entfristung
- Eine Tätigkeit auf Teilzeitbasis mit 20 Stunden/Woche (80 Stunden/Monat)
- Anstellung, Vergütung und Sozialleistungen nach den Richtlinien des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) – Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 und Jahressonderzahlung
- 30 Urlaubstage pro Jahr (bei 5-Tage-Woche) und die Möglichkeit der Inanspruchnahme von zusätzlichen Gleittagen
- Flache Hierarchien mit kurzen Entscheidungswegen
- Vielfältige fachliche als auch persönliche Entwicklungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Zuschuss zum BVG-Firmenticket und eine betriebliche Altersvorsorge
- Einen modernen Arbeitsplatz im Herzen Berlins sowie eine sehr gute Anbindung an den ÖPNV & Fahrradparkplätze.
Gemeinsam mit einer Kollegin übernehmen Sie die Assistenz und Bürosachbearbeitung und unterstützen damit den Präsidenten in der Wahrnehmung seiner Aufgaben für die Mitglieder der Helmholtz-Gemeinschaft. Sie arbeiten dem Präsidenten und dessen Büroleitung direkt zu.
Dies beinhaltet u. a.:
Dies beinhaltet u. a.:
- Organisation und Strukturierung eines reibungslosen Ablaufs im Präsidentenbüro
- Verantwortung für das Termin- und Reisemanagement im In- und Ausland
- Selbstständige Vorbereitung von unterschriftsreifer Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
- Beantwortung und Weiterleitung von Routinefragen und -Korrespondenz
- Aufbereitung von Dokumenten mittels Office-Anwendungen
- Adressdatenbankmanagement
- Veranstaltungsmanagement für kleine Events
- Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine Fremdsprachenkorrespondenten-Ausbildung oder über eine vergleichbare Qualifikation
- Sie verfügen über mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Assistenzbereich auf Vorstandsebene
- Sie weisen fließende Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift auf
- Sie sind sehr versiert im Umgang mit moderner elektronischer Kommunikation und Büroverwaltung
- Eine starke Dienstleistungsorientierung und Teamfähigkeit zeichnet Sie aus
- Hohe zeitliche Flexibilität ist für Sie selbstverständlich. Ihre Arbeitszeiten stimmen Sie regelmäßig mit der Büroleitung ab.
- Ihre proaktive Arbeitsweise ist durch hohe Einsatzbereitschaft, Motivation und Belastungsfähigkeit gekennzeichnet.
- Hohe kommunikative und organisatorische Fähigkeiten, eine schnelle Auffassungsgabe mit einer sorgfältigen und selbstständigen Arbeitsweise gehören zu Ihren Stärken
- Sie setzen Prioritäten, arbeiten stets lösungsorientiert und haben einen hohen Qualitätsanspruch an Ihre Tätigkeiten
- Ein diskreter Umgang mit vertraulichen Daten ist für Sie selbstverständlich
- 09.04.2024
Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen erbitten wir bis spätestens 09. April 2024 an Frau Anne Einhäupl über unser Online-Portal. Bewerbungen per E-Mail oder Post können nicht berücksichtigt werden.
