Assistentin / Assistenten (m/w/d) der Abteilungsleitung

Der Deutsche Wetterdienst ist Teil eines 357.582 km² großen Karrierenetzwerks bestehend aus über 40 Behörden mit rund 24.000 Beschäftigten. Mehr unter www.damit-alles-läuft.de.

Kurztext

Der Deutsche Wetterdienst (DWD) sucht für die Abteilung „Beratungs- und Warndienste“ im Geschäftsbereich „Wettervorhersage“ zum nächstmöglichen Termin am Dienstort Offenbach am Main, unbefristet, eine/einen

Assistentin/Assistenten (m/w/d) der Abteilungsleitung

Dafür brauchen wir Sie

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen folgende Tätigkeiten:

• Assistenz der Abteilungsleitung

• Betriebliche und Personal-Steuerung der Abteilung

o Pflege der Personaldaten für das Dienstplangestaltungs- und Abrechnungsprogramm in Zusammenarbeit mit dem Referat Personalmanagement
o Erstellen von Auswertungen
o Pflege der Fortbildungs- und Lizenz-Datenbank
o Ausstellung der Lizenzen für die Wetterberaterinnen/Wetterberater

• Aufbereitung von Managementinformationen zu den Prozessen, Qualitätsmanagement

o Fortschreibung und Pflege von Maßnahmenlisten inkl. Terminmonitoring und Wirksamkeitsprüfung in confluence
o Eigenständige Pflege von Statistiken und Tabellen des Qualitätsmanagements (QM)
o Unterstützung der Abteilungsleitung in QM-Fragen, QM-Beschwerdemanagement
o Monitoring und Pflege der Notfall- und Havariepläne sowie von Havarieübungen der Außenstellen

• Kosten- und Investitionsplanung und Beschaffungswesen für die Abteilung

o Mitwirkung bei der Finanzplanung der Abteilung
o Reisekostenplanung, -bewirtschaftung und Mittelabfluss
o Beschaffungswesen

Anforderungsprofil

Das sollten Sie unbedingt mitbringen:

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder eine erfolgreich abgeschlossene einschlägige kaufmännische Berufsausbildung (z.B. Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) oder

• Erfolgreich abgeschlossene Laufbahnausbildung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst

• Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift (Level C1 CEFR)

Das wäre wünschenswert:

• Kenntnisse des Qualitätsmanagementsystems und des Arbeitsschutzmanagements

• Kenntnisse und Erfahrungen im Dokumentenmanagement und in der allgemeinen Büroorganisation

• Sehr gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit modernen IT- und Workflowsystemen (z.B. IBA, TMS-Reise, E-Akte, Gisbo) sowie Services zur Information und Kommunikation wie z.B. SEPEK, Confluence

• Gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel

• Fachkenntnisse und Erfahrungen im Beschaffungs-, Haushalts-, Kassen-, und Rechnungs-wesen

• Selbstständigkeit und Initiative, um bei Problemen innerhalb des eigenen Tätigkeitsbereichs die Initiative zu ergreifen und sachgerechte Lösungen herbeizuführen

• Kommunikations- und Informationsfähigkeit, das eigene Wissen innerhalb eines größeren Verantwortungsbereichs aktiv weiterzugeben und den Informationsfluss für die beteiligten Gruppen sicherzustellen

• Planungs- und Organisationsfähigkeit, um zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben über einen kurzfristigen Zeitraum unterscheiden und Termine einhalten zu können

• Gute Fähigkeit zur Zusammenarbeit, um die Kolleginnen/Kollegen auch als Ansprechpartner/in zu unterstützen

• Hohe Auffassungsgabe um die wesentlichen Aspekte eines Sachverhaltes und das Fehlen von Informationen zu erkennen

• Digitalkompetenz zur Erkennung von Chancen und Risiken, die sich aus der Digitalisierung für den eigenen Arbeitsbereich ergeben

• Verantwortungsübernahme für die übertragenen Aufgaben innerhalb des eigenen Aufgabenbereichs sowie das eigene Handeln

• Grundkenntnisse in Englisch wären von Vorteil

Das bieten wir Ihnen

• Flexible Arbeitszeiten durch Funktions- und Gleitzeitmodell ohne Kernzeit

• Die Möglichkeit für das Arbeiten im Home-Office

• Gute Verkehrsanbindung (ÖPNV, Auto)

• Umfassende Einarbeitung sowie Weiterbildungsmöglichkeiten

• Zuschuss zum Deutschland-Jobticket

Der Dienstposten ist nach Bes.-Gr. A 7 BBesG/Entg.-Gr. E 7, Teil I der Anlage 1 zum TV EntgO Bund bewertet. Die Zuordnung zu den Stufen erfolgt unter Berücksichtigung der persönlichen einschlägigen Erfahrungen.

Der Deutsche Wetterdienst versteht sich als familienfreundlicher Arbeitgeber und wurde entsprechend zertifiziert. Weitere Informationen erhalten Sie unter http://www.beruf-und-familie.de .

Besondere Hinweise

Die Besetzung des Dienstpostens in Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.
Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 15.04.2024 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort „Bewerbung mittels Referenzcode“ aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20240668_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link.
Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Berufsabschlussurkunde und -zeugnis) als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.