Arbeitsgruppenleitung (m/w/d) „Service“ (Arbeitsgruppe QS/Rechnungsbearbeitung)

Einleitung

"Zukunft gestalten, Großes bewegen“, dafür steht das Bundesamt für Logistik und Mobilität (BALM).

Wir sind eine selbstständige Bundesoberbehörde im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Digitales und Verkehr (BMDV) und moderner Dienstleister für die Themen Logistik und Mobilität. Neben Abgaben- und Wettbewerbsgerechtigkeit sorgen wir für die Erhöhung der Verkehrssicherheit auf Deutschlands Straßen und tragen aktiv zum Umwelt- und Klimaschutz bei.
Als zukunftsorientierte Behörde bieten wir unseren rund 2000 Beschäftigten in ganz Deutschland sichere und spannende Arbeitsplätze mit vielfältigen Einsatzmöglichkeiten an verschiedenen Standorten bundesweit.

Bundesamt für Logistik und Mobilität ist Teil eines 357.582 km² großen Karrierenetzwerks bestehend aus über 40 Behörden mit rund 24.000 Beschäftigten. Mehr unter www.damit-alles-läuft.de.

Kurztext

Aktuell suchen wir für das Dienstleistungszentrum Reisestelle zum nächstmöglichen Zeitpunkt im Rahmen einer Vertretung zunächst befristet bis 31.03.2027 eine

Arbeitsgruppenleitung (m/w/d) „Service“ (Arbeitsgruppe QS/Rechnungsbearbeitung)
Der Dienstort ist Köln.
Referenzcode der Ausschreibung 20240765_0002

Das Dienstleistungszentrum Reisestelle nimmt operative und koordinierende Aufgaben zu den Dienstreisen aller Behörden und Dienststellen des Geschäftsbereichs des BMDV wahr. Dazu gehören die Aufgaben der Reisevorbereitung, der Reisekostenabrechnung, der Beratung von Reisenden und Kundeninstitutionen zu allen Fragen rund um das Thema Dienstreise. Professionelle Reiseabwicklung und Serviceorientierung stehen dabei im Mittelpunkt.

Dafür brauchen wir Sie

Als Arbeitsgruppenleiterin/Arbeitsgruppenleiter „Service“ im Dienstleistungszentrum Reisestelle sind Sie vor allem verantwortlich für das Steuern der Vorgangsbearbeitung in Ihrer Gruppe sowie die Bearbeitung schwieriger Fälle. Dazu gehören u.a.

Steuern der Vorgangsbearbeitung in der Gruppe

• Verteilen der eingehenden Arbeiten auf die zugeteilten Bürosachbearbeiter*innen (BSb),
• Steuerung im Falle der Abwesenheit einzelner BSb gemäß Vertreterregelung
• Durchführen von Qualitätskontrollen, stichprobenartige Prüfen der Arbeitserledigungen,
• BSb fachlich anleiten und fachliche Schulungen durchführen.

Bearbeitung schwieriger Fälle

• im Bereich Haushalts- und Wirtschaftsführung (Budgetüberwachung von Haushaltsmitteln, Anforderungen von Haushaltsmitteln, Vorbereitung des Jahresabschlusses)
• im Bereich Rechnungswesen (Titelverwaltung, Prüfung Mittelabfluss)
• Klärung von Einzelfragen zu Rechnungen
• im Bereich Zahlbarmachung und Qualitätssicherung (Qualitätssicherung der Abrechnungen, Stichprobenprüfungen, Abrechnungs- und Rechnungslegungsverfahren bei Reisemittelabrechnungen, Kassenanordnungen)

Anforderungsprofil

Das sollten sie unbedingt mitbringen:

• abgeschlossene Berufsausbildung mit Verwaltungsbezug (z. B. Verwaltungsfachangestellte, Kaufleute für Bürokommunikation, Reiseverkehrs- bzw. Tourismuskaufleute, Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte oder vergleichbar) oder
• nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen oder
• für Beamtinnen bzw. Beamte die Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst des Bundes

Das wäre wünschenswert:
Wenn Sie sich in einem Großteil der folgenden wichtigen Anforderungskriterien wiederfinden und bereit sind, sich das Fehlende anzueignen, sind Sie richtig bei uns:

• Gründliche und vielseitige Kenntnisse des Bundesreisekostengesetzes
• Gründliche und umfassende Fachkenntnisse im allgemeinen Verwaltungsdienst
• Digitalkompetenz, insbesondere gute MS-Office-Kennnisse
• Befähigung zur kooperativen Führung und Bereitschaft zur Verantwortungsübernahme
• Genderkompetenz
• Durchsetzungsvermögen, Flexibilität, Belastbarkeit und gute Auffassungsgabe
• Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Ausgeprägte Kommunikations- und Informationsfähigkeit
• Selbständigkeit und Initiative.

Bewerbungsberechtigt sind neben Beamtinnen und Beamten mit der Laufbahnbefähigung für den mittleren nichttechnischen Verwaltungsdienst des Bundes oder vergleichbaren Tarifbeschäftigten des öffentlichen Dienstes auch Bewerberinnen und Bewerber, die nicht im öffentlichen Dienst beschäftigt sind.
Für befristet Beschäftigte ist ein Einsatz nach den Regelungen nach § 14 Abs. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) Befristung mit Sachgrund möglich.
Für Beamtinnen und Beamte kann im Einvernehmen mit der abgebenden Behörde ein Einsatz im Wege einer längerfristigen Abordnung erfolgen.

Das bieten wir Ihnen

Der ausgeschriebene Arbeitsplatz ist nach Entgeltgruppe 9a, Teil I TVEntgO Bund bewertet. Für Beamtinnen und Beamte ist der Dienstposten nach Besoldungsgruppe A 8 der BBesO gereiht.

Es bestehen regelmäßig Verbeamtungsmöglichkeiten in allen Laufbahnen.
Wir bieten für alle Beschäftigten nach der Einarbeitungsphase die Möglichkeit des Mobilen Arbeitens (Homeoffice) an: Dabei können Sie je nach Tätigkeit und nach Absprache mit Ihrem/ Ihrer Vorgesetzten bis zu drei Tage die Woche mobil arbeiten und das nicht nur von Zuhause aus. Um das zu ermöglichen, sind all unser PC-Arbeitsplätze mit Laptops ausgestattet.

Durch unsere Rahmenarbeitszeiten haben Sie die Möglichkeit, flexibel zwischen 06:00 Uhr und 20:00 Uhr zu arbeiten. Dabei soll in Absprache mit der eigenen Organisationseinheit die Funktionszeit von 09:00-15:00 Uhr sichergestellt werden.
Wir sind ein familienfreundlicher Arbeitgeber und wurden entsprechend zertifiziert. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter www.beruf-und-familie.de .

Wir setzen uns für die Vielfalt in unseren Teams ein. Gerade die unterschiedlichen Kompetenzen und Erfahrungen jeder/jedes Einzelnen helfen uns dabei, die täglichen Herausforderungen zusammen zu meistern.
Darüber hinaus fördern wir aktiv die Gesundheit unserer Beschäftigten durch das Angebot von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen.
Seit November 2022 sind wir als fahrradfreundlicher Arbeitgeber nach EU-Standard in der Stufe „Gold“ zertifiziert. Die Aus-, Fort- und Weiterbildung, auch während einer Elternzeit, erfolgt angepasst an den individuell festgestellten Bedarf.

Durch die zentrale Lage unserer Dienstgebäude in Köln und unseren 11 Außenstellen bundesweit können wir fast durchweg sehr gute Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr anbieten. Dabei besteht an fast allen Standorten die Möglichkeit, ein steuerfrei bezuschusstes Jobticket zu nutzen.

Besondere Hinweise

Alle Stellen eignen sich grundsätzlich zur Besetzung mit Teilzeitkräften.

Bewerbungen von Frauen sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des § 8 BGleiG bevorzugt berücksichtigt.
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher fachlicher Eignung bevorzugt eingestellt. Es wird nur ein Mindestmaß an körperlicher Eignung verlangt.

Wir begrüßen die Bewerbung von Menschen aller Nationalitäten.
Die Auswahl erfolgt durch eine Kommission.

Fühlen Sie sich angesprochen?

Dann bewerben Sie sich bitte bis zum 24.04.2024 über das Elektronische Bewerbungsverfahren (EBV) auf der Einstiegsseite: http://www.bav.bund.de/Einstieg-EBV

Wählen Sie dort „Bewerbung mittels Referenzcode“ aus und geben Sie bitte im Verlauf Ihrer Bewerbung den Referenzcode 20240765_0002 ein. Die Benutzerdokumentation finden Sie über den o.g. Link.“
Bitte laden Sie im weiteren Verlauf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (beizulegen sind Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnis und /-urkunde Ihres Berufsabschlusses und/oder Nachweis über die Laufbahnbefähigung, ggf. Prüfungsurkunde/-zeugnis und Arbeitszeugnisse bzw. Beurteilungen) als Anlage in Ihr Kandidatenprofil hoch.

Bei ausländischen Bildungsabschlüssen bitten wir um Übersendung entsprechender Nachweise über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) unter www.kmk.org/zab. Die bei der Zeugnisbewertung anfallenden Gebühren sind durch den/die Bewerber/in (m/w/d) selbst zu tragen und können nicht erstattet werden.
Für Fragen im Zusammenhang mit dem Elektronischen Bewerbungsverfahren steht Ihnen die Bundesanstalt für Verwaltungsdienstleistungen unter der Rufnummer 04941 602-240 zur Verfügung.