Reklamations-Manager (M/W/D) Sachbearbeiter:in Reklamationen – Vollzeit

Stellenbeschreibung

Unser Kunde ist ein zentraler Dienstleister für moderne Informationstechnologie und Partner der gesamten Landesverwaltung. Im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung in unbefristeter Festanstellung, suchen wir eine*n Reklamations-Manager (m/w/d) Sachbearbeiter:in Reklamationen am Standort Stuttgart.

Leistungsbeschreibung:

Aufgaben:
Als Reklamationsmanager (m/w/d) sind Sie verantwortlich für die Koordination, Steuerung und Überwachung aller wichtigen Schritte im Rahmen der Reklamationsbearbeitung von Rechnungen.

Reklamationsannahme:

• Versand der Eingangsbestätigung
• Anordnung der Mahnsperre an die Buchhaltung

Reklamationseinsteuerung:

• Analyse der Rechnungsreklamation
• Einsteuerung der reklamierten Rechnungspositionen in die verantwortlichen Fachbereiche (bzw. Materialverantwortliche)
• Information an den Accountmanager (ACM) (m/w/d) über die Reklamation

Reklamationsbearbeitung:

• Tracking des Fortschritts im Rahmen der Reklamationsbearbeitung
• Eskalationsveranlassung, wenn Qualität und Termin nicht eingehalten werden.
• Im Bedarfsfall Information an den ACM über den Bearbeitungsstatus

Lösungsdefinition und Lösungsumsetzung:

• Prüfung der Rückmeldungen aus den Fachbereichen auf Verständlichkeit und Vollständigkeit
• Ausarbeitung des Lösungsentwurfs in Abstimmung mit dem ACM und ggf. die

Finanzbuchhaltung

• Aufsetzen und Versand der Reklamationsrückmeldung an den Kunden
• Definition der Korrekturanweisung und Beauftragung der Finanzbuchhaltung zur Umsetzung (Rechnungsanpassung, Erstellung von Gutschriften, Stornos etc.)

Reklamationsreaktion:

• Qualitätssicherung der neuen Rechnungsunterlagen und Freigabe an die Finanzbuchhaltung für den Versand der Reklamationsrückmeldung

Reklamationsauswertung:

• Ursachenanalyse der Rechnungsreklamation und der Ausarbeitung von nachhaltigen Lösungsvorschlägen

Reklamationsmanagement/-controlling:

• Identifikation von Schwachstellen im Reklamationsmanagement durch Messung und Auswertung von relevanten Key Performance Indicators (KPIs)
• Definition von Zielen und Kennzahlen. Mögliche Kennzahlen sind Interne Reaktionszeiten/Liegezeiten, Gesamtdauer, Qualität, Erledigungsquote etc.
• Gewonnene Erkenntnisse und Informationen aus Reklamationsauswertung und - controlling werden den Entscheidungsträgern in Form von Reports bereitgestellt.
• Definition, Abstimmung und Einführung / Festlegung der Definition von konkreten Maßnahmen zur Reklamationsvermeidung

Qualifikations- und Erfahrungsanforderungen:

• erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium einer betriebswirtschaftlichen Fachrichtung, der Informatik, Wirtschaftsinformatik bzw. ein vergleichbarer Studiengang mit IT-Bezug oder eine vergleichbare technische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung mit mindestens drei Jahren Berufserfahrung im IT-Bereich.
• Erfahrung in der Qualitätssicherung, insbesondere in der Rechnungsreklamation oder vergleichbaren Tätigkeiten (z.B. Order-to-Cash Prozesse)
• Sehr gute Kenntnisse der gängigen Microsoft Office Programme (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Praktische Erfahrungen und/oder theoretische Kenntnisse zu den gängigen Informationstechnologien (Datenbanken, Betriebssysteme, Netzwerke, IT-Tools, Hardware, IT-Projekte)
• Grundkenntnisse im Rechnungswesen und praktische Erfahrung mit Order-to-Cash- Prozessen.
• Erfahrungen mit einem CRM-Tool
• Erfahrungen in der öffentlichen Verwaltung

Sprachkenntnisse:

• Deutsch Level C2 - Gemeinsamer Europäischer Referenzrahmen (GER)

Art der Stelle: Vollzeit, Festanstellung, Arbeitnehmerüberlassung

Arbeitszeiten:

• Keine Wochenenden
• Montag bis Freitag

Leistungen:

• Betriebliche Altersvorsorge
• Betriebliche Weiterbildung
• Homeoffice
• Kostenloser Parkplatz

Arbeitsort: Ein Arbeitsort