Training Administrator / Veranstaltungskaufmann/-Frau

Wärtsilä is an innovative technology company known for being a forerunner in the Marine and Energy markets. Every day, we – Wärtsilians - put our hearts and minds into turning Wärtsilä's purpose of enabling sustainable societies through innovation in technology and services into reality. Our ultimate aim is to provide increased value to both our customers and society. New, game-changing ideas and continuous improvement have been part of our DNA since 1834. Together, we can create new business opportunities and more sustainable future that we can all be proud of. 
We want to transition the world towards a decarbonised and sustainable future. By pushing the boundaries of engineering and technology, we can make it work. We are always on the lookout for future-oriented talent – want to join the ride?

As ANCS (Automation, Navigation & Control Systems), we transform how vessels perform to create the safest and most efficient journey for our customers – always with the vision in mind to navigate towards a more sustainable maritime industry. With our rich history of pioneering maritime technologies we have defined industry benchmarks.
 
To be better tomorrow, we need the right talents today to complement our strong team of 650 employees in over 10 countries across the globe with the right skills, experience and a winning attitude.
 
We are now looking for a 
 
Training Administrator (m/f/d)
 
to join our team working for a better future. 
 
The preferred location for the position is in Hamburg (Germany) and the position is part-time with 25 hours per week.
 
What you will be doing 
 
As a Training Administrator, you are responsible for the planning, organization and implementation of training courses, meetings and events in the ANCS Academy Hamburg. The tasks include, among other things, scheduling the training courses by arrangement, coordinating appointments with the trainers and system administrators, selecting and coordinating service providers such as office supplies, catering and others, event concepts, carrying out marketing measures and support social media platforms like Linkedin or Instagram, looking after guests during the event. In order to work as a Training Administrator, appropriate training or a degree in event management is usually required. Overall, Training Administrators are responsible for the comprehensive planning, organization and execution of events of all kinds, with a focus on customer satisfaction and the success of the training or event.
 
As Training Administrator your work will focus on these responsibilities: 
 

• Planning and organization: This includes the entire planning of an event in the Academy from start to finish. This includes selecting the venue, setting the date, coordinating with trainer, service providers and suppliers and creating a detailed schedule.
• Communication and customer care: Communication with customers, trainer and other stakeholders is an important part of the job. A Training Administrator must process training and event inquiries, give instructions and ensure that all parties are well informed and satisfied.
• Marketing and advertising: The Training Administrator supports marketing for the academy. This may include creating promotional materials, using social media and running promotional campaigns after consultation to increase training attendance.
• Logistics and coordination: The Training Administrator must ensure that all logistical aspects of a training/event function smoothly. This includes coordinating transport, accommodation and catering for participants and trainer as well as organizing office supplies, cleaning work and support for the trainer and guest.
• Event execution: During the event, the Training Administrator is responsible for ensuring that everything goes according to plan. The administrator must ensure that that everything is prepared on time, problems are resolved quickly, and guests are well looked after.
• Follow-up: After a training or an event, the Training Administrator is often responsible for the follow-up. This includes evaluating the success of the event, collecting feedback from participants and stakeholders, and accounting and documenting all expenses like trainer working hours. 

To be successful in this role, we expect you to have: 

• Completed training as an event manager or comparable qualification in event management, tourism management or related areas Practical experience in the events industry, ideally through internships or previous professional experience
• Communication Skills: Clear and effective communication is crucial when liaising with clients, vendors, team members and other stakeholders. 
• Problem-Solving Skills: Trainings and events often encounter unexpected challenges, and Training Administrator need to think quickly and creatively to find solutions. 
• Time Management: The ability to prioritize tasks and manage time efficiently is essential, especially when working under tight deadlines. 
• Attention to Detail: From coordinating logistics to ensuring all aspects of the training or event run smoothly, attention to detail is critical for preventing mistakes and ensuring a successful event. 
• Customer Service Skills: Providing excellent customer service is essential for maintaining positive relationships with clients and ensuring their satisfaction with the event. 
• Flexibility: Events can be unpredictable, and Training Administrator need to adapt quickly to changes and unforeseen circumstances. 
• Tech Savvy: Proficiency with Learning Management Systems, MS Office Tools, and other technology platforms can streamline processes and enhance efficiency in event planning. 
• Cultural Awareness: Understanding cultural nuances and preferences is important when organizing events with diverse attendees or in different geographical locations. 
• Stress Management: Event management can be demanding and high-pressure, so the ability to stay calm under stress and maintain composure is valuable

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Wir suchen zum nächstmöglichen Termin in Teilzeit mit 25 Stunden

Veranstaltungskaufmann/-frau (m/w/d)
 

zur Erweiterung unseres Teams in Hamburg.

Zu den Hauptaufgaben als Veranstaltungskaufmann/-frau gehören:
 

• Planung und Organisation: Dazu gehört die gesamte Planung einer Veranstaltung in der Akademie von Anfang bis Ende. Das beinhaltet Auswahl des Veranstaltungsortes, Festlegung des Termins, Abstimmung mit Trainer, Dienstleistern und Lieferanten sowie Erstellung eines detaillierten Zeitplan.
• Kommunikation und Kundenbetreuung: Die Kommunikation mit Kunden, Trainern und anderen Stakeholdern ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeit. Ein Schulungsadministrator muss Schulungs- und Veranstaltungsanfragen bearbeiten, Anweisungen erteilen und sicherstellen, dass es allen Beteiligten informiert und zufrieden sind.
• Marketing und Werbung: Der Schulungsadministrator unterstützt das Marketing der Akademie. Dies kann das Erstellen von umfassenden Werbematerialien sein, Nutzung sozialer Medien oder Durchführung von Werbekampagnen nach Absprache sein.
• Logistik und Koordination: Der Schulungsadministrator muss sicherstellen, dass alle logistischen Aspekte einer Schulung/Veranstaltung glatt funktionieren. Dazu gehört die Koordination von Transport, Unterbringung und Verpflegung der Teilnehmer und Trainern. Sowie die Organisation von Büromaterial, Reinigungsarbeiten und Betreuung der Trainer und Gäste.
• Durchführung der Veranstaltung: Während der Veranstaltung ist der Schulungsadministrator dafür verantwortlich, dass alles ordnungsgemäß abläuft. Der Administrator muss dafür sorgen, dass alles rechtzeitig vorbereitet wird, aufkommende Probleme schnell gelöst werden.
• Nachbereitung: Nach einer Schulung oder einer Veranstaltung ist häufig der Schulungsadministrator für die Nachbereitung verantwortlich. Dazu gehört auch das Bewerten des Erfolges der Veranstaltung, das Sammeln von Feedback von Teilnehmern und Stakeholdern, sowie die Abrechnung und Dokumentation aller Ausgaben wie Trainerarbeitsstunden, Verbrauchmaterialien und Catering.

Was wir erwarten:

• Abgeschlossene Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann oder vergleichbare Qualifikation im Veranstaltungsmanagement, Tourismusmanagement oder verwandten Bereichen. Praktische Erfahrung in der Veranstaltungsbranche, idealerweise durch Praktika oder vorherige Berufserfahrung runden das Profil ab.
• Organisatorische Fähigkeiten: Schulungsadministratoren müssen gut organisiert sein, um mehrere Aufgaben, Zeitpläne und Ressourcen effektiv koordinieren zu können.
• Kommunikationsfähigkeiten: Eine klare und effektive Kommunikation ist bei der Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten, Teammitgliedern und anderen von entscheidender Bedeutung Stakeholder. Englisch ist hier die Arbeitssprache.
• Fähigkeiten zur Problemlösung: Schulungen und Veranstaltungen stoßen häufig auf unerwartete Herausforderungen, und Schulungsadministratoren müssen schnell und effizient denken und kreativ nach Lösungen suchen.
• Zeitmanagement: Die Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren und die Zeit effizient zu verwalten, ist besonders bei der Arbeit unter engen Fristen von entscheidender Bedeutung.
• Liebe zum Detail: Von der Koordinierung der Logistik bis hin zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs aller Aspekte der Schulung oder Veranstaltung, ist die Liebe zum Detail von entscheidender Bedeutung um Fehler zu vermeiden und eine erfolgreiche Veranstaltung sicherzustellen.
• Kundendienstfähigkeiten: Die Bereitstellung eines hervorragenden Kundendienstes ist für die Aufrechterhaltung positiver Kundenbeziehungen und deren Sicherstellung unerlässlich ihre Zufriedenheit mit der Veranstaltung.
• Flexibilität: Ereignisse können unvorhersehbar sein und Schulungsadministratoren müssen sich schnell an Änderungen und unvorhergesehene Umstände anpassen.
• Technisch versiert: Kenntnisse im Umgang mit Learning Managment System, MS Office Tools und anderen Tools können Prozesse rationalisieren und steigern und die Effizienz bei der Veranstaltungsplanung erhöhen.
• Kulturbewusstsein: Das Verständnis kultureller Nuancen und Vorlieben ist wichtig bei der Organisation von Veranstaltungen mit unterschiedlichen Teilnehmern oder in verschiedene geografische Standorten.
• Stressmanagement: Eventmanagement kann anspruchsvoll sein, daher ist die Fähigkeit unter Stress ruhig zu bleiben und Gelassenheit zu zeigen sehr wertvoll in dieser Position.

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Why you and us? 
 
We at Wärtsilä believe in empowerment, ownership and taking responsibility of our work. We support each other’s growth and co-creation is the true basis of our innovation. We have courage to see opportunities and take initiative. 
 
We are authentic and honest, and we strongly believe in that by being your own true self you can accomplish so much more. We don’t always get it right the first time, and if mistakes are made, we make sure to learn and grow from them. We want everyone to voice their opinions freely. That is why we have built an environment that empowers you and everyone around you, and where you can feel safe and cared for. Are you eager to be part of this ambition? 
 
We have an amazing team and we are excited about our work and the impact it has on building sustainable societies. We are looking to find a colleague with this shared passion for smart technologies and a sustainable future. 
 
Contact & next steps 
 
We hope to hear from you soon, by submitting your application through our careers portal. We aim to keep you updated on the process throughout. 
 
For further questions please reach out to Stefan Roeder, Manager Product Training, through email stefan.roeder@wartsila.com with any questions related to this position (only for questions from direct job applicants, applications through email will not be recorded or responded to). 
 
Welcome to join us in shaping the decarbonisation of marine and energy!
 

Last application date: 18/03/2024 

At Wärtsilä we value, respect and embrace all our differences, and are committed to diversity, inclusion and equal employment opportunities; everyone can be their true self and succeed based on their job-relevant merits and abilities. 

This is Wärtsilä 

Wärtsilä is a global leader in innovative technologies and lifecycle solutions for the marine and energy markets. Our team of 17,000 professionals, in more than 200 locations in 68 countries, shape the decarbonisation transformation of our industries across the globe. Read more on www.wartsila.com.