Das BBK ist die Leitbehörde des Bundes für nationales Krisenmanagement in Deutschland. Wir sichern die Qualität des Krisenmanagements in einer zentralen Koordinierungsrolle mit föderalen, internationalen und sektorübergreifenden Partnern und Kunden. Angesichts dieser Aufgabe wächst unser interdisziplinäres Team stetig. Wir suchen engagierte Fachkräfte, die mit uns Deutschland krisenfester machen wollen.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet

eine Büromanagerin / einen Büromanager (w/m/d)
für das Geschäftszimmer der Abteilung – Zentrale Dienste –
Entgeltgruppe 7 TVöD (Bund)

am Dienstort Bonn.

• Büromanagement: Sie decken die gesamte Bandbreite anfallender Sekretariats- und Organisationsaufgaben des Geschäftszimmers ab. Mit einem weiteren Teammitglied verantworten Sie z.B. das Terminmanagement der Abteilungsleitung, bearbeiten eigenständig ein- und ausgehende Korrespondenz und sind Ansprechperson für interne und externe Partner.
• Erlass-Management: Sie übernehmen das abteilungsinterne Controlling für die termingerechte Erfüllung von Aufträgen des Bundesministeriums des Innern.
• Reporting und Rechercheaufträge: Sie übernehmen eigenständig Rechercheaufträge und bereiten die Ergebnisse adressatengerecht auf. Zudem erstellen Sie Präsentationen und Reports zur Unterstützung der Abteilungsleitung.
• Reise- und Veranstaltungsmanagement: Sie übernehmen die Organisation und Abrechnung von Dienstreisen der Abteilungsleitung und sind zuständig für die Vorbereitung interner und externer Veranstaltungen.
• Querschnittsaufgaben: Sie unterstützen die Referate der Abteilung bei ihren vielfältigen fachlichen Aufgaben.

• Sie haben eine kaufmännische oder verwaltungsnahe Berufsausbildung mit mindestens dreijähriger Regelausbildungszeit erfolgreich abgeschlossen.
• Idealerweise haben Sie bereits mehrjährige berufliche Erfahrung in der Assistenz einer repräsentativen Funktion sammeln können.
• Sie verfügen über ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen und sind in der Lage, stets freundlich, diplomatisch und souverän aufzutreten.
• Sie zeichnen sich durch Serviceorientierung, IT-Affinität, ein hohes Maß an Verantwortungsbereitschaft sowie Flexibilität und Belastbarkeit aus.
• Da unsere Aufgaben sicherheitsrelevant und ereignisorientiert sind, benötigen wir zwingend Ihre Bereitschaft zur erweiterten Sicherheitsüberprüfung und zur Mitwirkung in der Krisenorganisation des BBK.

• Bewerbung von Beamtinnen und Beamten: Sollten Sie sich bereits in einem Beamtenverhältnis befinden, übernehmen wir Sie bis Besoldungsgruppe A 7 statusgleich im Wege einer Abordnung mit dem Ziel der Versetzung.
• Verbeamtung: Wir bieten bei Vorliegen der individuellen Voraussetzungen die Übernahme in ein Beamtenverhältnis an.
• Weiterbildung: Selbstverständlich fördern wir Sie durch gezielte persönliche und fachliche Weiterbildung.
• Flexible Arbeitszeit / Teilzeit / mobiles Arbeiten: Sie gestalten Ihre Arbeitszeit im Rahmen unserer Regelungen und in Absprache mit Ihrem Team flexibel und haben zudem die Möglichkeit, Ihre Aufgaben teilweise auch ortsunabhängig zu erfüllen. Gerne vereinbaren wir mit Ihnen ein an Ihre Bedürfnisse angepasstes Teilzeitmodell.
• Jobticket: Der Schutz von Umwelt und Klima ist uns wichtig. Für Ihren Weg zur Arbeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln bieten wir ein Jobticket an und übernehmen einen Teil der Kosten.
• Wohnungswechsel: Wenn Sie bisher nicht in unserem Einzugsbereich wohnen und für Ihre Tätigkeit bei uns ein Umzug notwendig wird, unterstützen wir Sie durch Trennungsgeld, Umzugskostenvergütung und Wohnungsfürsorge.

Das ist uns wichtig

• Diversität und Chancengleichheit sind Bestandteil unserer Personalpolitik. Deshalb freuen wir uns über Bewerbungen von Menschen aller Geschlechter und Nationalitäten.
• Gleichstellung von Frauen und Männern haben wir uns zum Ziel gesetzt. Wir begrüßen deshalb ausdrücklich Bewerbungen von Frauen.
• Work-Life-Balance unterstützen wir auf vielfältige Art.
• Schwerbehinderte Menschen berücksichtigen wir bei gleicher Eignung vorrangig. Wir verlangen lediglich ein Mindestmaß an körperlicher Eignung.

• Bewerbungsverfahren: Bitte bewerben Sie sich ausschließlich online über https://bewerbung.dienstleistungszentrum.de/frontend/BBK-2023-001/index.html. Laden Sie dazu im Rahmen Ihrer Onlinebewerbung Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, aktuelle Qualifikationsnachweise über Ausbildungs- oder Studienabschlüsse, Arbeitszeugnisse bzw. dienstliche Beurteilungen, relevante Fortbildungs- und Sprachnachweise) in einer zusammenhängenden PDF-Datei (max. 20 MB) bis zum 07.02.2023 hoch.
• Ausländische Bildungsabschlüsse: Wenn Sie Ihren Bildungsabschluss im Ausland erworben haben, bitten wir um Übersendung von Nachweisen über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss. Weitere Informationen finden Sie auf der Internetseite der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen.
• Schutz Ihrer Daten: Wir verwenden Ihre Bewerbung ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens und vernichten sie nach dessen Abschluss unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
• Ihre Ansprechpartner: Bei Rückfragen zum Verfahren wenden Sie sich bitte unter Angabe der Kennziffer BBK-2023-001 an unser Personalreferat (personalgewinnung@bbk.bund.de).
• Das Auswahlverfahren findet voraussichtlich am 28.02. und 07.03.2023 in digitaler Form per WebEx statt.